FAQs zur Beratung von Unternehmenskunden

Ja, alle Unternehmen sowie Organisationen sind nach dem Arbeitsschutzgesetz § 5 (ArbSchG) seit Oktober 2013 zur Durchführung einer psychischen Gefährdungsbeurteilung verpflichtet. Unternehmen müssen somit Gefährdungen für die psychische Gesundheit der Beschäftigten ermitteln, die sich aus der psychischen Belastung bei der Arbeit ergeben. Sind Gefährdungen aufgetreten, müssen Maßnahmen zur Reduktion der Gefährdung umgesetzt werden. Zudem ist es erforderlich, die Umsetzung der Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen.

Wichtig: Bei der psychischen Gefährdungsbeurteilung geht es nie darum, die Gesundheit einer einzelnen Person zu bewerten. Es geht nur um das Gefährdungspotential der Arbeitsbedingungen.

Der Betriebsrat hat eine Mitbestimmungspflicht und kann deshalb Einfluss darauf nehmen, in welcher Form eine PGB durchgeführt wird. Daher ist zu empfehlen, diesen frühzeitig in die Planung zu involvieren, um mögliche Bedenken auszuräumen.

In der Regel beginnt die Bedarfsanalyse mit dem ersten Kundengespräch und kann vor oder nach der Angebotserstellung enden. Vor Angebotserstellung muss der Bedarf zumindest insofern geklärt werden, dass alle Vertragsbestandteile festgelegt werden können (z.B. welche DearEmployee-Lösung, wie viele Sprachen, gibt es Zusatzfragen etc.). Nach Angebotserstellung sollten nur noch Details abgeklärt werden (z.B. konkrete Termine, die Formulierung einer Zusatzfrage).

Der individuelle Nutzen der einzelnen Beschäftigten ist es, dass sie von gesünderen Arbeitsbedingungen profitieren können. Diese können am besten (bedarfsorientiert) gestaltet werden, wenn die Beschäftigten sie aktiv mitgestalten, zum Beispiel durch die Teilnahme an der Befragung. Denn die Befragung hilft, die Bedürfnisse und Wünsche der Beschäftigten in Bezug auf ihre Arbeit besser zu verstehen.

Den Beschäftigten hilft es oft auch, wenn sie wissen, dass ihre Teilnahme an der Befragung ausdrücklich von ihrer Führungskraft gewünscht wird. Eine enge Kommunikation mit der Geschäftsleitung oder anderen Führungskräften zur Ausarbeitung einer Kommunikationsstrategie ist hierfür hilfreich.

Ja, es ist möglich, bei der Auswertung die Mindestgröße zu ändern.

Beim CheckUp ist die Auswertung ab einer Person möglich, sofern der Beschäftigte sein Einverständnis zur individuellen Auswertung erteilt: Das Arbeitsschutzgesetz erfordert die tätigkeitsspezifische Auswertung. Gibt es im Kleinstunternehmen nur eine Person mit einer Tätigkeit, so müssten zur Gesetzeserfüllung also die Angaben der Einzelperson ausgewertet werden. Da dies eine anonyme Auswertung unmöglich macht, muss die Person der individuellen Auswertung zustimmen. Wird keine Zustimmung gegeben, werden Angaben mehrerer Personen zusammengefasst. da bei der Ausführung einer Tätigkeit von nur einer Person dem Gesetz nach individuumsspezifisch ausgewertet werden muss. Ist dies nicht der Fall, werden die Personen zusammengefasst.

Beim Survey ist eine Mindestgröße von 10 Personen als Standard festgesetzt, um die Anonymität der Teilnehmenden zu gewährleisten und die statistischen Analysen berechnen zu können. Aus technischer Sicht ist auch eine Analyse von kleineren Gruppen möglich. In diesem Fall ist es jedoch notwendig, die Zustimmung der Beschäftigten und ggf. des Betriebsrates einzuholen. Wir empfehlen für stabilere Analysen und zugunsten der Anonymität eine Mindestanzahl von zehn Personen.

Das ist abhängig von der Informationskultur des Unternehmens. In der Regel werden die Beschäftigten über Email, Präsentationen, Aushänge und Mitarbeiterversammlungen über die anstehende Umfrage informiert. Weitere gängige Informationswege sind außerdem Informationsstände oder auch der Versand von Infobriefen per Post. Nebenstehend finden Sie ein Poster für die Ankündigung einer Befragung zum Download.

Es gibt 2 Möglichkeiten:

Die erste Möglichkeit ist eine Einladung mit einem persönlichen Zugangscode. Ein persönlicher Code ist sinnvoll, wenn personenbezogene Kennzahlen ausgewertet werden sollen. Der Code kann entweder per Mail geschickt werden, durch das Unternehmen an die Beschäftigten verteilt werden (z.B. mit der Gehaltsabrechnung), oder durch DearEmployee direkt versandt werden. Im letzten Fall entstehen Versand- und Handlingkosten, die das Unternehmen zu tragen hat. Beim Versand persönlicher Zugangscodes per E-Mail wird eine E-Mail-Liste benötigt. Dennoch können bei diesem Vorgehen keine Rückschlüsse auf einzelne Person gezogen werden, da Kontakt- und Befragungsdaten separat voneinander verarbeitet werden.

Die zweite Möglichkeit besteht in der Verwendung allgemeiner Zugangscodes, z.B. für ein ganzes Kleinstunternehmen, einen Standort oder eine Abteilung. Diese können z.B. genutzt werden, wenn in die Analysen keine personenspezifischen Kennzahlen eingebunden werden sollen. Das Unternehmen erhält in diesem Fall Einladungskarten für jeden Mitarbeiter mit einem Zugangscode. Diese werden zufällig (unsortiert) an die Beschäftigten weitergegeben. Die Beschäftigten ordnen sich dann selbst ihrem Tätigkeitsbereich bzw. ihrer Organisationseinheit zu. Nebenstehend finden Sie beispielhaft einen Entwurf für eine Einladungskarte. Eine Version mit Möglichkeit zur Bearbeitung können Sie bei uns anfragen. Auch hier entstehen zusätzliche Kosten für die Produktion und den Versand der Einladungskarten.

Wir haben mit beiden Vorgehensweisen sehr gute Erfahrungen gemacht.

Grundsätzlich werden die Tags immer branchenspezifisch angepasst. Das Hinzufügen zusätzlicher Fragen und zusätzlicher Tags ist abhängig von der gewählten DearEmployee-Lösung: Im CheckUp werden keine Anpassungen am Fragebogen vorgenommen. Bei Survey Basis und Premium können individuelle Zusatzfragen und Zusatz-Tags nach Absprache eingefügt werden. Dies bedeutet jedoch Zusatzkosten nach Leistungsaufwand. Bitte beachten Sie hierzu die erforderlichen Angaben in der Ihnen zur Verfügung gestellten „DearEmployee Bestandsaufnahme“.

Der Fragebogen ist aktuell in Deutsch, Englisch, Russisch, Polnisch, Türkisch und Spanisch verfügbar. DearEmployee kann den Fragebogen auf Anfrage auch in weiteren Sprachversionen bereitstellen. Dem Kunden entstehen pro Sprache Zusatzkosten von 200 EUR.

Bitte beachten: Insights ist aktuell nur in deutscher Sprache verfügbar.

Eine PGB ist ja auch für Kleinstunternehmen gesetzlich vorgeschrieben – deshalb gibt es eine DearEmployee-Lösung für jede Unternehmensgröße.

Für Kleinstunternehmen empfehlen wir den DearEmployee CheckUp, da er theoretisch auch bei Unternehmen mit nur einem Beschäftigten anwendbar ist.

Der Einsatz des Surveys setzt eine Mindestteilnehmerzahl von fünf Personen voraus. Was die Auswertung betrifft: Um die Anonymität der Teilnehmenden zu gewährleisten und die statistischen Analysen durchführen zu können, ist beim Survey eine Mindestgröße von 10 Personen als Standard festgesetzt. Aus technischer Sicht ist auch eine Analyse von kleineren Gruppen möglich. In diesem Fall ist es jedoch notwendig, die Zustimmung der Beschäftigten und ggf. des Betriebsrates einzuholen. Wir empfehlen für stabilere Analysen und zugunsten der Anonymität jedoch eine Mindestanzahl von zehn Personen.

Aktuell ist es für Beratende noch nicht möglich, dem Fragebogen selber Zusatzfragen oder Zusatz-Tags für ein Unternehmen hinzuzufügen. Aber Sie können zusätzliche Tags ergänzen: Geben Sie die gesammelten Informationen an uns weiter und wir bereiten die zusätzlichen Informationen gerne für Sie auf.

Tags sind Schlüsselwörter, die zusammen mit den Arbeitsbedingungen erfasst werden und helfen, die Ursachen für negative (und positive) Einschätzungen zu identifizieren.

Die Nutzung von Tags ist ein klarer Vorteil für das Unternehmen, weil es sich dadurch Zeit spart (eingesparte Workshops, kaum Nutzung von Freitext-Kommentaren nötig), Einschätzungen aller Beschäftigten zu Ursachen erfährt (während an Workshops nur einzelne Vertreter teilnehmen) und diese Ursachen sehr gut quantifiziert werden können, d.h. das Unternehmen erfährt genau, wie viele Prozent der Beschäftigten die gleiche Ursache wahrnehmen. Insofern sind die Tags obligatorisches Alleinstellungsmerkmal von DearEmployee-Befragungen. Durch den branchenspezifischen Einsatz sind sie zudem sehr präzise. Einzelne Tags können jedoch gelöscht oder hinzugefügt werden.

Diese Funktion befindet sich aktuell noch in der Testphase und ist noch nicht für alle Tätigkeiten verfügbar. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

Einige Unternehmen befürchten, dass die Beschäftigten ihre personenbezogenen Daten nicht zur Auswertung freigeben möchten. Unsere Erfahrungen sind: Die Resonanz ist abhängig von der Unternehmenskultur des jeweiligen Unternehmens und der Kommunikationsstrategie im Vorfeld der Befragung. Unser Eindruck ist, dass Beschäftigte zum einen Vertrauen in DearEmployee als externem Verarbeiter der Daten haben und zum anderen die Auswertung ihrer Daten als Chance sehen, auf ihre Situation aufmerksam zu machen. Im Schnitt liegt die Quote der Freigaben bei etwa 65-80% (Durchschnitt aus Kundenprojekten).

Die Kennzahlen werden vorab gemeinsam mit der Projektleitung des Unternehmens festgelegt. Eine Übersicht hierzu findet sich in der Skalendokumentation. In der Auswertung wird dann standardmäßig der Zusammenhang zwischen den Kennzahlen und den Indizes (Gesundheit, Motivation, Bindung) berechnet und in Insights dargestellt. Zusätzliche Analysen sind möglich – sprechen Sie Ihren DearEmployee-Kontakt hierzu gerne an.

Das hängt vom Umfang ab. Konkrete Informationen können Sie in der Ihnen zur Verfügung gestellten Bestandsaufnahme nachlesen. Die Bestandsaufnahme können Sie nebenstehend runterladen.

Sie können alle Fragen in Insights unter „Umfragen“ einsehen, wenn Sie bei den 3 Punkten auf „Umfrage bearbeiten“ gehen und dort den Reiter „Fragebogen ansehen“ nutzen. Nebenstehend finden Sie außerdem eine Übersicht der enthaltenen Skalen im Vergleich zu den Leitlinien der GDA (Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie) zum Download. Kunden können sowohl den Fragebogen ansehen als auch den GDA-Vergleich downloaden. Potentiellen Kunden kann der Fragebogen online in der App gezeigt werden.

Die Beschäftigten können zu Beginn der Befragung angeben, ob sie generell mit der Verarbeitung ihrer Einschätzungen der Arbeitsbedingungen für die Auswertung einverstanden sind. Des Weiteren erfolgt eine erneute Abfrage zur Verarbeitung von personenbezogenen Kennzahlen. Die Beschäftigten müssen hierzu nicht zustimmen.

Ein direkter Vergleich ist nicht möglich. Um dennoch eine Übersicht zu anderen Standorten oder Abteilungen zu erhalten, kann dies, sofern eine interne Freigabe zur Einsicht in die verschiedenen Reports vorliegt, durch manuelles Durchklicken in Insights erreicht werden.

Die unternehmensbezogenen Daten gehören dem Kunden und werden 12 Monate nach Beendigung des Vertrages automatisch gelöscht. Vollständig anonymisierte Befragungsdaten fließen in die DearEmployee Datenbank ein. Diese sind weder auf Unternehmen noch auf Mitarbeiter zurückzuführen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt u.a. zur Verbesserung der Handlungsempfehlungen und zur Erstellung von Gefährdungsprofilen für Branchen und Tätigkeitsbereiche. Genaue Details finden Sie dazu in der DearEmployee Datenschutzerklärung.

Ja, es wird sichergestellt, dass bisherige Daten und Projekte immer korrekt dargestellt und abrufbar sind. Die Nutzer werden rechtzeitig über Änderungen informiert.

Nutzen Sie Insights für einen Überblick über die wichtigsten Handlungsfelder: In der linken Rubrikenliste unter „Empfehlungen“ findet sich ein Überblick über die wichtigsten Handlungsempfehlungen. Diese können nach Bedarf gefiltert werden, nach Unternehmenszielen und Handlungsbereichen.

Hinweis: Notwendige Maßnahmen für die psychische und körperliche Gesundheit sollten sind im Sinne des Arbeitsschutzgesetzes möglichst zeitnah umgesetzt werden.

Gerne unterstützen wir bei der Planung konkreter Maßnahmen: Schreiben Sie hierzu Ihren DearEmployee Kontakt an.

Zunächst besteht bei einer potentiellen Gefährdung der Beschäftigten-Gesundheit eine gesetzliche Pflicht zur Umsetzung von Maßnahmen. Ohne die Implementierung (und Erfolgskontrolle) von Maßnahmen ist in diesem Fall das Arbeitsschutzgesetz schlichtweg nicht erfüllt.

Darüber hinaus ist die Gesundheit der Beschäftigten eine wichtige Voraussetzung für ihre Produktivität. Wer gesund ist, kann sich besser konzentrieren, ist aufmerksamer und zudem motivierter. Das BGM-Maßnahmen der Gesundheit zuträglich sein können, ist wissenschaftlich erwiesen. Der Return on Investment von BGM-Maßnahmen ebenso.

Nicht zuletzt sollte die betriebliche Gesundheit auch Bestandteil der Unternehmensleitkultur sein. Dies hat u.a. einen positiven Einfluss auf das Image des Unternehmens.

Bestehen weiterhin Zweifel an der Notwendigkeit von Maßnahmen zur Sicherung und Förderung der Gesundheit, kann gegebenenfalls auch Supervision oder Mediation genutzt werden.

Es gibt zwei grundsätzliche Möglichkeiten, eine Wirksamkeitskontrolle durchzuführen.

Regelmäßige Befragung: Durch die regelmäßige Durchführung der psychischen Gefährdungsbeurteilung (wie vom Arbeitsschutzgesetz gefordert) mit DearEmployee lässt sich die Wirksamkeit von Maßnahmen im Gesamtunternehmen und in einzelnen Organisationseinheiten und Tätigkeitsbereichen nachvollziehen und die Entwicklung der Treiber, Indizes und Kennzahlen im Blick behalten. Hierzu empfiehlt DearEmployee einen Turnus von 1-2 Jahren.

Gezielte Kontrolle: Es besteht ebenso die Möglichkeit, festgelegte Zielgruppen von Personen zu einem anderen Zeitpunkt zu befragen. Als Zielgruppen bieten sich Organisationeinheiten oder Tätigkeitsbereiche an, die eine Maßnahme erhalten haben. Der Zeitpunkt der Wirksamkeitskontrolle richtet sich hier nach der Art der durchgeführten Maßnahme, da einige Maßnahmen eine längere „Wirkdauer“ haben als andere.

Kontaktieren Sie Ihren DearEmployee Kontakt, um den Turnus und Inhalt der Wirksamkeitskontrolle auf durchgeführte Maßnahmen abzustimmen.