Datenschutzerklärung zur App

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher: DearEmployee GmbH im Auftrag des Arbeitgebers (im Folgenden „DearEmployee“), Bleicherstr. 14, 78467 Konstanz
Email: datenschutz@dearemployee.de
Telefon: 030 549 09 226

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von DearEmployee ist Hans-Jürgen Schwarz, unter h.schwarz@gade-eu.com erreichbar.

2. Verarbeitung und Speicherdauer personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

a) Beim Besuch der DearEmployee-App

Der Besuch der DearEmployee-App kann grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten erfolgen. Wir speichern in diesem Fall nur die

• die IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• das Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• der Name und URL der abgerufenen Datei,
• die Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• der verwendeter Browser,
• das Betriebssystem Ihres Rechners,
• der Name Ihres Access-Providers.

Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert und ohne Ihr Zutun nach 60 Tagen automatisch gelöscht.

Die aufgelisteten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• zur Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus,
• zur Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer App und Optimierung unserer App,
• zur Gewährleistung und Auswertung der Systemsicherheit und –stabilität.

Die Datenverarbeitung stützen wir auf unsere berechtigen Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen folgen aus den vorgenannten Zwecken zur Datenerhebung.

b) Bei der Teilnahme am DearEmployee Survey

Sie haben die Möglichkeit zur Teilnahme am DearEmployee Survey. Dabei handelt es sich um einen Online-Fragebogen, in dem Sie Ihre Arbeitsbedingungen sowie Ihre Beanspruchung durch die Arbeit beurteilen. Diese Datenerhebung dient dem Ziel, mit Hilfe statistischer Analysen berechnen und Ihrem Arbeitgeber berichten zu können, welche Arbeitsbedingungen sich gefährdend bzw. fördernd auf die Gesundheit, Motivation und Bindung der Mitarbeitenden im Unternehmen auswirken. Damit können wir wichtige Informationen über geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen sammeln und die Wirksamkeit solcher Maßnahmen überprüfen.

Die Teilnahme am DearEmployee Survey ist freiwillig. Zur Teilnahme werden ggf. folgende Daten von Ihnen benötigt:

• Zugehörigkeit zur Unternehmenseinheit (z.B. Standort, Abteilung, Team)
• Tätigkeitsbereich
• Dauer der Betriebszugehörigkeit
• Position
• Ob Sie eigene Führungsverantwortung haben
• Ob Sie einer Führungskraft unterstellt sind
• Ob Sie im Arbeitsalltag Kontakt zu Dritten haben (z.B. Kunden)

Zudem besteht die Möglichkeit, weitere freiwillige Angaben zu machen:

• Geschlecht
• Geburtsjahr
• Anstellungsverhältnis
• Arbeitszeitmodell
• Vertraglich festgelegte wöchentliche Arbeitszeit
• Geschätzte tatsächliche wöchentliche Arbeitszeit
• ggf. Personalkennzahlen
• Vergütung
• Einschätzung der Arbeitsbedingungen
• Nennung von Gründen für eine positive oder negative Einschätzung
• Offene Kommentare (Verbesserungsvorschläge, Anmerkungen)
• Einschätzung der eigenen Gesundheit, Motivation und Bindung an das Unternehmen
• Nennung von aktuellen akuten körperlichen und psychosomatischen Beschwerden
• Schätzung der Anzahl an Tagen, an denen Sie krank zur Arbeit gingen
• Einschätzung, wie hoch Ihr Leistungsvermögen an diesen Tagen im Vergleich zu Tagen war, an denen Sie gesund waren/sind
• Nutzung bestimmter betrieblicher Services und Sozial- und Zusatzleistungen

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, um

• das Gefährdungspotential verschiedener Arbeitsbedingungen einschätzen zu können,
• das Potential zur Förderung der Gesundheit und Leistung verschiedener Arbeitsbedingungen und Angebote einschätzen zu können,
• zielgruppenspezifische Handlungsempfehlungen innerhalb Ihres Unternehmens zu erstellen (z.B. für Ihre Abteilung, Ihre Tätigkeit oder Ihr Anstellungsverhältnis),
• den Erfolg von gefährdungsreduzierenden, gesundheits- und leistungsfördernden Maßnahmen zu überprüfen
• die Einsparpotentiale für Ihren Arbeitgeber durch bestimmte Maßnahmen aufzuzeigen
• Gefährdungs- und Leistungsprofile für Branchen und Tätigkeitsbereiche zu erstellen,
• die gesetzliche Pflicht Ihres Arbeitgebers zur regelmäßigen Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung sowie zu deren Dokumentation und zur Dokumentation der entsprechenden Maßnahmen zur Reduktion von identifizierten psychischen Gefährdungen, zu erfüllen (§ 5 und § 6 ArbSchG).

Ihre bei der Teilnahme erhobenen personenbezogenen Daten stützen wir auf die von Ihnen freiwillig erteilte Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Grundsätzlich werden Ihre Daten 12 Monate nach Löschung des DearEmployee Insights Benutzerkontos für die weitere Verwendung automatisch gelöscht. Sofern Sie Ihre Einwilligung wiederrufen, werden Ihre Daten nach Widerruf gesperrt und eine Löschung geprüft.

c) Bei der Registrierung als Nutzer (DearEmployee Insights)

Auf unserer Plattform haben Sie die Möglichkeit, sich als Nutzer für DearEmployee Insights registrieren und ein Benutzerkonto erstellen zu lassen. Auf diese Weise erhalten Sie u.a. die Möglichkeit zur Einsicht in die Auswertungsplattform („DearEmployee Insights“) des DearEmployee Survey. Hierfür benötigen wir folgende Angaben von Ihnen:

• Eine gültige E-Mail-Adresse

Zusätzlich müssen Sie für die Einrichtung eines Benutzerkontos ein selbstgewähltes Passwort angeben. Dieses dient zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse für den Zugang zu Ihrem Benutzerkonto.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, weitere freiwillige Benutzerangaben zu machen:

• Vorname
• Nachname

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Vertragspartner identifizieren zu können,
• zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung, Abwicklung und Änderung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen über die Nutzung unserer Plattform und der darauf angebotenen Dienste,
• zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität,
• ggf. zur notwendigen Kontaktaufnahme mit Ihnen bei Rückfragen sowie
• ggf. zur Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Anmeldung zum Benutzerkonto ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO und ist zu den vorgenannten Zwecken für die Nutzung der Plattform und somit für die Erfüllung des Vertrags und vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Sie haben die Möglichkeit freiwillige Angaben zu machen. Die Verarbeitung solcher freiwillig gemachten Angaben stützen wir auf unsere berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Diese dienen dem Zweck der Verbesserung der Kontaktaufnahme mit Ihnen und um eine schnelle Klärung von etwaigen Rückfragen zu gewährleisten.

Nach Löschung Ihres Benutzerkontos werden Ihre Daten für die weitere Verwendung automatisch gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in die darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Wir verwenden in unserem Dienst Product Analytics Funktionen von PostHog. Ihr Verhalten innerhalb unserer App kann aufgezeichnet und wiedergegeben werden. Diese Funktionen werden durch unseren Auftragsverarbeiter PostHog Inc., 965 Mission Street, San Francisco, CA 94103 USA angeboten und integriert. Die Speicherung dieser Daten ist zeitlich begrenzt, findet auf Servern innerhalb der EU statt und wird ausschließlich zur Verbesserung unseres Dienstes anhand Ihrer Bedürfnisse verwendet. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von PostHog: https://posthog.com/privacy

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht sowie
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO eine vertragliche Verpflichtung besteht sowie
• die Verarbeitung nach Art 4. DSG (Bundesgesetz über den Datenschutz Schweiz) rechtmäßig ist. Dies ist gegeben, da Ihnen Identität und Kontaktdaten des für die Datenbearbeitung Verantwortlichen, der Bearbeitungszweck, Empfänger der Daten in dieser Erklärung mitgeteilt werden.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@dearemployee.de.

6. Datensicherheit

Alle von Ihnen persönlich übermittelten Daten, einschließlich Ihrer Zahlungsdaten, werden mit dem allgemein üblichen und sicheren Standard SSL (Secure Socket Layer) übertragen. SSL ist ein sicherer und erprobter Standard, der z.B. auch beim Onlinebanking Verwendung findet.

Sie erkennen eine sichere SSL-Verbindung unter anderem an dem angehängten s am http (also https://…) in der Adressleiste Ihres Browsers oder am Schloss-Symbol im unteren Bereich Ihres Browsers.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Wenn Sie sich bei uns als Nutzer registrieren, ist der Zugang zu Ihrem Benutzerkonto jeweils nur nach Eingabe Ihres persönlichen Passwortes möglich. Sie sollten Ihre Zugangsinformationen stets vertraulich behandeln und das Browserfenster schließen, wenn Sie die Kommunikation mit uns beendet haben, insbesondere wenn Sie den Computer gemeinsam mit Anderen nutzen.

Auch den unternehmensinternen Datenschutz nehmen wir sehr ernst. Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind von uns zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet worden.

7. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Juni 2023.

Durch die Weiterentwicklung unserer App und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit von Ihnen unter www.dearemployee.de/datenschutzerklaerung-app abgerufen und ausgedruckt werden.