13. Februar 2020

Psychische Gefährdungsbeurteilung und die Gewerbeaufsicht

Gewerbeaufsicht und die PGB (psychische Gefährdungsbeurteilung): Unangekündigte Kontrollen der Gewerbeaufsicht können einem die Stressperlen auf die Stirn treiben. Wenn die Gewerbeaufsicht kommt, steht alles auf dem Prüfstand, aber wie prüft die Gewerbeaufsicht die psychische Gefährdungsbeurteilung und was genau bedeutet eine Kontrolle für den eigenen Betrieb?

Das Gewerbeaufsichtsamt ist eine Kontrollinstanz, die die Einhaltung des Arbeitsschutzes in allen Branchen überprüft. Dabei ist es nicht nur Überwachungsbehörde, sondern auch für diverse Genehmigungen und Erlaubnisse zuständig. Die Gewerbeaufsicht ist daher nicht zu verwechseln mit Ordnungsämtern. Um Missverständnisse über die Aufgabe der Gewerbeaufsicht auszuräumen, wurde sie vor einiger Zeit in „Amt für Arbeitsschutz, Umweltschutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit“ umbenannt.

Die Einhaltung der Arbeitsschutzgesetze bedeutet für Arbeitgeber, die Arbeit „menschengerecht“ zu gestalten, also vertretbare Arbeitsbedingungen sicherzustellen. Dem Aufsichtspersonal kommt die Aufgabe zu, Arbeitgeber dabei zu unterstützen, ihre Verantwortung und rechtlichen Pflichten wahrzunehmen.  Seit Anfang 2014 gehört, neben der Herstellung technischer Sicherheit, sozialem Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, auch die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz (im weiteren PGB genannt) dazu. Sie wird als kontinuierlicher Prozess in Unternehmen etabliert, um die betrieblichen Abläufe laufend zu verbessern. Damit soll den veränderten Anforderungen am Arbeitsmarkt Rechnung getragen werden. Denn mit zunehmender Bürotätigkeit und Dienstleistungsanbietern haben sich die gesundheitsgefährdenden Faktoren in vielen Bereichen zusehends von körperlicher Gefährdung auf psychische Gefährdung verschoben.

Gewerbeaufsicht und die PGB: Besuch vom Amt

Die Betriebsbegehungen der Gewerbeaufsicht finden unangekündigt statt. Die Funktionen des Gewerbeaufsichtsamts: Überwachung, Kontrolle und Sanktionierung lassen dabei nichts Gutes erwarten. Grundsätzlich haben die Aufsichtsbeamten aber eine Art Lotsenfunktion und sollen Arbeitgeber beraten und unterstützen, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und die Arbeitsgestaltung zu optimieren. Sie zeigen also Arbeitgeber Handlungs- und Organisationsmöglichkeiten auf, die ihnen zu Verfügung stehen, um Arbeitsplätze und Arbeitsabläufe menschengerecht zu gestalten. Dabei weisen sie zum Beispiel auch auf branchentypische Faktoren psychischer Belastung hin. Die Beratung erfolgt auf einem Zwei-Ebenen-Modell. Auf erster Ebene dient das Aufsichtspersonal den Unternehmen als direkter Ansprechpartner, die generelle Informationen zur psychischen Belastung am Arbeitsplatz geben können. Sollte Fachwissen gefragt sein, können sie Betriebe an speziell qualifiziertes Personal verweisen oder Fachexperten hinzuziehen.

Gewerbeaufsicht und die PGB: Was sie prüft

Was kommt auf den Betrieb zu, wenn eine Überprüfung ins Haus steht? Die Gewerbeaufsicht setzt ihre Kontrollen zur psychischen Belastung am Arbeitsplatz an der Gefährdungsbeurteilung an. Sie führt diesen Prozess also nicht durch, sondern wird hier nur beratend und überwachend tätig. Der erste Schritt der Überprüfung ist daher die Feststellung, ob im Betrieb bereits eine angemessene PGB durchgeführt wurde.

Folgt eine Strafe bei fehlender PGB?

Wurde eine PGB, die die Aspekte der psychischen Belastung am Arbeitsplatz erfasst, noch nicht durchgeführt, erfolgt zunächst eine Anschubberatung. Gemeinsam werden erforderliche Schritte besprochen. Die Aufsichtspersonen sind speziell geschult und sollen Arbeitgeber in diesem ersten Schritt für den Themenbereich der „psychischen Belastung“ sensibilisieren. In vielen Betrieben ist dieses Thema ein völlig unbearbeitetes Feld und die Einführung einer Gefährdungsbeurteilung kann einen innerbetrieblichen Kommunikationsprozess anstoßen, der Zeit braucht. Die Frist zur Umsetzung der Maßnahmen bietet daher ausreichend Spielraum. Zudem wird besprochen, wie der Prozess der Erstellung gestaltet und welche inhaltlichen Vorgaben erfüllt werden sollten. Außerdem wird über die Notwendigkeit beraten, ob Expert*innen hinzugezogen werden sollten. Dabei ist das Aufsichtspersonal angehalten, branchen- und tätigkeitsspezifische Herausforderungen ebenso zu berücksichtigen, wie die Größe der Unternehmen. Denn gerade für kleinere Betriebe stellt die PGB unter Umständen eine zusätzliche Belastung dar. Die Gewerbeaufsicht gewährt daher auch ein schrittweises Vorgehen.

Gewerbeaufsicht und die PGB: Auf die Qualität kommt es an

Wurde im Betrieb bereits eine PGB durchgeführt, wird diese auf inhaltliche Qualität und Prozessqualität sowie ihren rechtskonformen Zustand überprüft. Dabei wird festgestellt, ob der Prozess angemessen dokumentiert, die Methoden der Erhebung passend zum Unternehmen gewählt wurden und die daraus entwickelten Maßnahmen ausreichend und wirksam sind.

Diese Kriterien gelten für die Überprüfung der PGB:

  • Wurde die Gefährdungssituation zutreffend bewertet?
  • Erfasst die PGB alle wesentlichen Gefährdungen des Arbeitsplatzes/ der Tätigkeit?
  • Sind alle Personengruppen berücksichtigt worden?
  • Entsprechen die ausgewählten Instrumente/Verfahren den Qualitätskriterien und sind sie für den Einsatzbereich geeignet?
  • Ist die Beurteilung aktuell? (nicht älter als zwei Jahre)
  • Ist die Dokumentation nachvollziehbar und plausibel? Ist die Auswahl der Vorgehensweise (Beobachtung/ Befragung/ Workshopkonzept) erkennbar und nachvollziehbar?
  • Wurde eine ausreichende Analysetiefe (Orientierend oder Screening-Instrumente, Tiefenanalyse) gewählt, um Belastungen umfassend zu erfassen?
  • Sind die Maßnahmen des Arbeitgebers ausreichend und entsprechend geeignet?
  • Wie ist es um die Kontrolle und Dokumentation der Wirksamkeit der Maßnahmen bestellt?

Die Gewerbeaufsicht prüft außerdem, die Berücksichtigung der Themenbereiche „Arbeitsaufgaben“, „Arbeitsorganisation“, „erkennbare soziale Faktoren“ sowie „Arbeitsumgebung und Arbeitsmittel“ in der PGB.

Gewerbeaufsicht und die PGB: Wenn es nicht gereicht hat

Werden die angeführten Kriterien nicht oder nur unzureichend erfüllt, entscheidet das Aufsichtspersonal über die Dringlichkeit der umzusetzenden Maßnahmen. Ob die PGB angepasst oder erneut durchgeführt werden muss, obliegt ebenfalls ihrer Bewertung. In einem Abschlussgespräch informiert die Gewerbeaufsicht die Arbeitgeber über den Status der PGB. Um den Betrieb abschließend zu bewerten, können AufsichtsbeamtInnen neben der PGB auch weitere Informationsquellen, wie Fehlzeitenstatistiken, Mitarbeiterbefragungen, betriebsärztliche Informationen oder Überstundenstatistiken heranziehen. Einen wichtigen Teil nimmt zudem die Begehung des Betriebes ein, bei der die Prüfer noch einmal gesondert auf Hinweise auf psychische Belastung achten.

Strafen der Gewerbeaufsicht

Sollten Aufsichtsbeamte bei der Überprüfung feststellen, dass Arbeitsschutzvorschriften nicht eingehalten werden, können sie gegebenenfalls auf „Instrumente des Verwaltungshandelns“ also Strafen zurückgreifen, um einen gesetzeskonformen Zustand herzustellen. In den meisten Fällen setzt die Gewerbeaufsicht dem Arbeitgeber Fristen, um die Anordnungen im Betrieb zu realisieren. Je nach Gefährdung der Beschäftigten müssen diese aber in Einzelfällen sofort umgesetzt werden. Die Aufsichtsbeamten überprüfen in weiterer Folge, ob sich die Arbeitsbedingungen entsprechend verbessern. Erfüllen Arbeitgeber, nachdem ein Verstoß festgestellt wurde, die Auflagen nicht innerhalb der gesetzten Frist, kann die Behörde die betroffene Arbeit unterbinden oder auch Straf- und Buß- oder Ordnungsgelder anordnen. Allerdings: Grundsätzlich will die Gewerbeaufsicht den Betrieben nicht schaden, sondern den Arbeitsschutz der Beschäftigten sicherstellen, der in weiterer Folge auch im Interesse der Arbeitgeber liegen sollte. Denn gesunde, motivierte und leistungsfähige Beschäftigte tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.

Wenn Angestellte Arbeitsschutz einfordern

Vernachlässigt der Arbeitgeber den Arbeitsschutz und reagiert nicht auf Anfragen zur Verbesserung der Angestellten, können sich Beschäftigte direkt an die Gewerbeaufsicht wenden. Der Betriebsrat oder Sicherheitsbeauftragte im Betrieb können hier die ersten Ansprechpartner sein. Ansonsten können sich die Mitarbeiter auch direkt an die Gewerbeaufsicht und das Amt für Arbeitsschutz wenden. Nach dem Arbeitsschutzgesetz dürfen Beschäftigte durch diesen Schritt keine Nachteile entstehen.

Auch ohne Kontrolle können sich Unternehmen beim Gewerbeaufsichtsamt oder den Arbeitsschutzämtern zum Umgang mit psychischer Belastung am Arbeitsplatz beraten lassen. Sich über die Leitlinien zu informieren und diese frühzeitig im Unternehmen zu befolgen, bietet also nicht nur den Arbeitnehmer*innen den nötigen Schutz. Für Arbeitgeber*innen lassen sich Strafen und schlimmstenfalls Stilllegungen vermeiden. Außerdem lassen sich Arbeitsabläufe verbessern. Das steigert auch die Zufriedenheit und Motivation der Beschäftigten.

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