DearEmployee GmbH

OPTIMAL SYSTEMS

Von 5 auf 0 Risiken in nur 2 Jahren

Über OPTIMAL SYSTEMS

Als erfolgreicher Software-Hersteller für das Informationsmanagement ist OPTIMAL SYSTEMS seit über 30 Jahren erfolgreich und wächst stetig. Aktuell sind über 600 Arbeitnehmende an 17 europäischen Standorten beschäftigt. Die Zentrale ist in Berlin.

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Herausforderung

2017 wurde OPTIMAL SYSTEMS bewusst, dass sich etwas in den Arbeitsbedingungen verändert haben musste. „Wir hatten zwar wenig Krankheitstage, aber sie nahmen zu. Deshalb wollten wir verstehen, was dahintersteckt“, so Jana Blankenhagen, damals Alleinverantwortliche für das Personalmanagement.

 

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Lösung

Angesichts der wachsenden Mitarbeiterzahl und der unklaren Gesundheitssituation entschied sich OPTIMAL SYSTEMS die Themen Mitarbeitergesundheit und Arbeitgeberattraktivität neu aufzustellen und ein systematisches betriebliches Gesundheitsmanagement aufzubauen. Für die Umsetzung fiel die Entscheidung auf DearEmployee.

„Für uns war es schon immer wichtig zu wissen, wie es unseren Mitarbeitern geht. Aufgrund unseres starken Wachstums hatten wir jedoch das Gefühl, den Kontakt zu ihnen zu verlieren, weil es nicht mehr möglich war, täglich mit jedem persönlich zu sprechen. Wir erkannten, dass wir zuverlässige Daten über den Gesundheitszustand, das Engagement und den Einsatz unserer Mitarbeiter benötigten.“

Jana Blankenhagen
(Chief Human Resources Officer, OPTIMAL SYSTEMS)

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Die Herausforderung

2017 wurde OPTIMAL SYSTEMS bewusst, dass sich etwas in den Arbeitsbedingungen verändert haben musste. „Wir hatten zwar wenig Krankheitstage, aber sie nahmen zu. Deshalb wollten wir verstehen, was dahintersteckt“, so Jana Blankenhagen, damals Alleinverantwortliche für das Personalmanagement.

„Wir haben uns schon immer um die Gesundheit unserer Beschäftigten gekümmert. Aber das waren Einzelmaßnahmen, die nicht aufeinander abgestimmt waren“, beschreibt sie. Das war hier mal ein Kurs, dann wieder ein Workshop und schliesslich sogar das eigene Fitness-Studio. Alles Maßnahmen, die gut bei der Belegschaft ankamen, aber ohne ein grundlegendes Konzept dahinter.

Weil es damals noch keine Daten zur Gesundheit der Beschäftigten und ihren Herausforderungen im Arbeitsalltag gab, gestaltete sich die Auswahl der Maßnahmen schwierig. „Prioritäten zu setzen war unmöglich, weil wir nicht wussten, wofür es den größten Bedarf gibt. Ohne Daten konnten wir auch keine Erfolge der einzelnen Maßnahmen analysieren“, sagt Jana Blankenhagen, aber die Erfolgsmessung sei ihr wichtig.

Kein systematischer Ansatz zur Gesundheitsförderung
Keine Daten zu Arbeitsbedingungen und Mitarbeitergesundheit
Wachsender Bedarf an Maßnahmen.

Entscheidung für systematische betriebliche Gesundheitsförderung mit DearEmployee

Angesichts der wachsenden Mitarbeiterzahl und der unklaren Gesundheitssituation entschied sich OPTIMAL SYSTEMS die Themen Mitarbeitergesundheit und Arbeitgeberattraktivität neu aufzustellen und ein systematisches betriebliches Gesundheitsmanagement aufzubauen.

Die Grundlage dafür sollte die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung sein. Für die Umsetzung fiel die Entscheidung auf DearEmployee: Karsten Renz, Gründer von OPTIMAL SYSTEMS, und Jana Blankenhagen gefiel unter anderem der wissenschaftliche Ansatz und die Möglichkeit, selbst Anpassungen im Fragebogen vorzunehmen. Gemeinsam wurden Gesundheit, Motivation und Bindung als die Kennzahlen definiert, die ab sofort zusammen mit der Gesundheit und den Arbeitsbedingungen mit dem DearEmployee Survey analysiert und reportet werden sollten.

Der gemeinsame Erfolg: Von 5 auf 0 Risiken in 2 Jahren

Seit 2017 optimiert OPTIMAL SYSTEMS mit DearEmployee gezielt die Arbeitsbedingungen, seit 2019 mit vergleichbaren Daten. In diesen 2 Jahren zeigten sich deutlich messbare Erfolge:

  • Von 5 auf 0 Risiken*.
  • Eine Verdopplung der Ressourcen**.
  • 40 Prozent weniger stark beanspruchte Beschäftigte.
  • Ausbau des HR-Teams von 4 auf 11 Mitgliedern.

*Risiken sind Arbeitsbedingungen, die zu einer mentalen Fehlbeanspruchung führen.

**Ressourcen sind Arbeitsbedingungen mit nachweislich positiven Effekten für die Gesundheit.

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Der Weg zur systematischen Gesundheitsförderung 

Als in der DearEmployee Plattform die erste Befragung aufgesetzt wurde, wurde der Kampagnenname „Wie geht’s Dir?“ gewählt. Etwa 75% der Mitarbeiter:innen nahmen teil – eine Teilnahmequote, die seitdem stetig beibehalten wird, genauso wie der Kampagnenname. Und wie im ersten Jahr sind Jana Blankenhagen und ihr Team jedes Mal gespannt auf das Ende der Mitarbeiterbefragung: „Mit Blick auf die Maßnahmen, die wir durchgeführt haben, haben wir natürlich Erwartungen. Wir wollen gleich nach Befragungsende sehen, wie es unseren Beschäftigten geht, wo wir uns verbessert haben und in welchen Bereichen es noch Optimierungsbedarf gibt.“

Tatsächlich hat sich vieles verändert: Im ersten Jahr zeigten die Analysen, dass sich beispielsweise unklar definierte Rollen und Zuständigkeiten negativ auf die Motivation der Mitarbeiter:innen ausgewirkt haben. Im Dashboard von DearEmployee erhielt Jana Blankenhagen dafür Zielgruppen-spezifische Handlungsempfehlungen. „Wir haben daraufhin die Einarbeitung verbessert und die Kommunikationsstrukturen verändert“ meint Jana Blankenhagen. Weitere Handlungsfelder waren die Entwicklungschancen der Beschäftigten, sowie häufige Arbeitsunterbrechungen und hoher Zeitdruck. Maßgeschneiderte Maßnahmen wie strukturierte Weiterbildungsprozesse und Kommunikationstrainings wurden umgesetzt, ebenso wie begleitende Führungskräftetrainings zum Umgang mit beanspruchten Beschäftigten. Somit konnten durch strukturierte Veränderungen in den Arbeitsbedingungen die bestehenden Risiken für die Stressbelastung der Beschäftigen von 5 auf 0 innerhalb von 2 Jahren reduziert werden.

Heute ist die DearEmployee Plattform fest in die Unternehmensorganisation von OPTIMAL SYSTEMS integriert, denn „wir richten sehr viel an DearEmployee aus.“ Und während zu Beginn unserer gemeinsamen Erfolgsgeschichte Jana Blankenhagen allein verantwortlich war für das Personalmanagement und Wohlergehen der Mitarbeiter:innen von OPTIMAL SYSTEMS, so ist sie mittlerweile CHRO mit einem starken Team.

  • daten-getriebene, systematische Gesundheitsförderung
  • definierte Kennzahlen und Ziele für Arbeitsbedingungen und Mitarbeitergesundheit
  • ein an den Bedarf maßgeschneidertes Portfolio an Maßnahmen zur Gesundheitsförderung

Darüber hinaus erfüllt OPTIMAL SYSTEMS mit Dear Employee die gesetzlich geforderte Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung inklusive Dokumentation.

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„Wir haben dank DearEmployee einen neuen Blickwinkel auf unser Unternehmen gewonnen. Die Zusammenarbeit mit DearEmployee ist ein Meilenstein in der Ausgestaltung unserer Personalentwicklung.

 

Karsten Renz (Founder, OPTIMAL SYSTEMS)

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