Nach einigen Monaten der „Arbeit-in-Jogginghose“ ist es für viele Beschäftigte nun an der Zeit ihre Hosen zu bügeln. Immer mehr Unternehmen holen ihre Beschäftigte zurück ins Büro. Während der Umzug ins Homeoffice quasi über Nacht erfolgte, ist jedoch nun ausreichend Zeit passende Maßnahmen zu gestalten, um die einzelnen Personen schrittweise in den Büro-Alltag wiederaufzunehmen. Diese Chance sollten Arbeitgeber nun nutzen.
Müssen Beschäftigte überhaupt wieder ins Büro?
Auch wenn es momentan nicht so scheint, die Pandemie ist noch nicht vorbei! Das Risiko sich beispielsweise auf dem Weg zur Arbeit anzustecken bleibt bestehen. Trotzdem gilt: Wurde vertraglich kein fester Zeitraum für das Homeoffice ausgemacht, ist das Ansteckungsrisiko auf dem Arbeitsweg kein rechtskräftiges Argument Zuhause zu bleiben. Laut Gesetz kann der Arbeitgeber durch das sog. „Weisungsrecht“ Beschäftigte dazu verpflichten wieder in den Betrieb zurückzukehren. Die gilt jedoch nur, wenn die Vorgaben des SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandards im Unternehmen gewährleistet sind. Einen tieferen Einblick in die rechtlichen Rahmenbedingungen erhalten Sie in diesem Artikel der Technischen Krankenkasse.
Konflikte sind in vielen Unternehmen vorprogrammiert: Einerseits besteht die Angst der Beschäftigten, sich mit dem Virus anzustecken; andererseits planen Arbeitgeber Homeoffice einzuschränken und die Büroräume wieder aktiv zu nutzen. Wenn Arbeitgeber jedoch folgende Hinweise beachten, können Konflikte vermieden und die Gesundheit der Beschäftigten geschützt werden.
SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandards einhalten
Zwingende Voraussetzung für die sichere Rückkehr ins Büro ist ein sorgfältig ausgearbeitetes Sicherheitskonzept, um Ansteckungen in der Belegschaft zu verhindern und psychischen Stress zu reduzieren. Im Rahmen der Arbeitsschutzmaßnahmen im Zuge von Corona sollten Arbeitgeber darauf achten
- eine feste Ansprechperson für Fragen im Zusammenhang mit dem Infektionsrisiko im Unternehmen zu benennen
- die häufige Desinfektion von Oberflächen, Türgriffen und Toiletten zu sichern
- die Beschäftigten anzuhalten auch im Büro den Mindestabstand von 1,5 Meter einzuhalten
- jeden zweiten Arbeitsplatz frei zu lassen oder Schreibtische ausreichend auseinander zu schieben
- die Arbeitsbereiche regelmäßig zu lüften
- Beschäftigten das Tragen einer Maske in den Gemeinschaftsbereichen des Büros nahezulegen, gerade wenn Kolleg*innen zur Risikogruppe gehören
- die in Folge der Pandemie möglicherweise gestiegenen Ängste und psychischen Belastungen der Beschäftigten in einer psychischen Gefährdungsbeurteilung (PGB) einzuschätzen und geeignete Maßnahmen abzuleiten
Die Versuchung die Kolleg*innen nach der langen Homeoffice-Zeit mit einer Umarmung zu begrüßen ist groß. Auch der gemeinsame Blick auf den Bildschirm gehört oft zum Büroalltag. Vor Corona noch völlig normal, kann dieses Verhalten schnell das Ausbreitungsrisiko erhöhen. Auch wenn es schwerfällt – ein freundliches Nicken muss die herzliche Umarmung vorerst ersetzen. Dies sollte auch klar kommuniziert werden. Wenn Sie also neue Regeln für den Arbeitsbereich implementieren, sollten diese jederzeit für jedes Teammitglied zugänglich sein. Eine Rundmail kann jedoch leicht bei der Flut an täglichen Mails übersehen werden. Arbeiten Sie deswegen mit visuellen Cues. Das Aufhängen von auffallenden Hinweisschildern mit den neuen Corona-Verhaltensregeln, macht das Befolgen direkt leichter. Falls die Ressourcen für die eigene Gestaltung zurzeit fehlen: Das Übersetzungs-Startup lengoo stellt in diesem Google-Drive-Ordner kreativ gestaltete Beschilderung als Vorlage der Allgemeinheit zur Verfügung.
Fragen Sie die Beschäftigten
Der beste Weg, um auch die Bedürfnisse der Beschäftigten miteinzubeziehen, ist eine Befragung bevor der Rückkehrprozess beginnt. In einer Umfrage können Sie in Erfahrung bringen, wie die Beschäftigten sich die Rückkehr ins Büro vorstellen. Überprüfen Sie hierbei, ob die Erwartungshaltung auf beiden Seiten realistisch ist. Best Practice ist hierbei eine anonymisierte externe Befragung und eine anschließende Bedarfsanalyse. Beschäftigte, die durch die soziale Isolation des Homeoffice psychisch gefährdet sind, sollten früher oder öfters im Büro arbeiten können, als Kolleg*innen mit langem Anfahrtsweg. Hier gilt es zu priorisieren. Auch können Sie sich im Rahmen der Befragung noch einmal über die Arbeitsbedingungen im Homeoffice der Beschäftigten informieren. Gibt es einen abgetrennten Raum als Büro? Sind die Arbeitsmittel ergonomisch?
Erstellen Sie einen Belegungsplan
Durch die 1,5 Meter Abstand wird in den meisten Unternehmen nicht jede*r die Möglichkeit haben jeden Tag ins Büro zu kommen. Planen Sie also eine Woche im Voraus, wer wann im Büro arbeiten kann. Hier empfiehlt es sich Gruppen zu bilden, sodass immer die gleichen Personen zusammenarbeiten. Wechseln Beschäftigte die Bürotage immer wieder, besteht die Gefahr, dass diese am Ende die ganze Belegschaft anstecken und der Arbeitgeber hohen Personalausfall hat. Die Führungskraft sollte unbedingt einen Überblick darüber behalten, wer wann im Büro ist. Dies gilt auch für Besucher*innen. Wie in der Gastronomie sollte jede*r Besucher*in die eigenen Kontaktdaten hinterlassen. Im Fall einer Infektion im Unternehmen kann er/sie dann schnell benachrichtigt werden und sich testen lassen.
Personen im Homeoffice nicht vergessen
Der Umzug ins Homeoffice hat einige digitale Neuerungen hervorgebracht, die das Teamgefühl stärken und das psychische Wohlbefinden der Beschäftigten erhalten. Virtuelle Team Lunchs oder Coffee Breaks haben es ermöglicht, trotz der Distanz den Teamzusammenhalt nicht zu verlieren. Auch wenn manche Kolleg*innen sich jetzt wieder im Büro an der Kaffeemaschine treffen, ist das für die Personen im Homeoffice nicht der Fall. Stellen Sie deswegen weiterhin die Zeit und den digitalen Raum für Beziehungspflege im Homeoffice zur Verfügung. Auch die umfangreiche Dokumentation, die die informelle Kommunikation im Büro ersetzt hat, sollten die einzelnen Teams beibehalten. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Personen, die nach wie vor von Zuhause aus arbeiten, wichtige Informationen fehlen. Dies kann wiederum zu einer Störung der Arbeitsprozesse führen. Halten Sie sich an diese paar Regeln, steht der Rückkehr ins Büro nichts mehr im Wege.
Autorin: Charlott Hoebel
Sie wollen wissen, wie es Ihren Beschäftigten weiterhin im Homeoffice geht oder nach der Rückkehr ins Büro? Wir stellen Ihnen DearEmployee gerne in einem Online-Demo vor.