Die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen birgt ein großes Potenzial für Unternehmen. DearEmployee erhebt daher, wie gut diese erste Phase im Unternehmen gelingt. Dazu werden neue MitarbeiterInnen befragt und gebeten ihre Motivation durch Einarbeitung zu beurteilen.
„Der schafft das schon alleine“
Davon auszugehen, dass neue MitarbeiterInnen sich schon allein zurechtfinden und nach dem Motto learning-by doing in den Arbeitsalltag finden, ist in vielen Fällen eine Fehleinschätzung, die am Ende auf Kosten des eigenen Unternehmens geht. Dabei wird für das Recruiting der besten KandidatInnen oft viel Geld in die Hand genommen. Dieser aufwändige Prozess sollte folglich in einer langjährigen und erfolgreichen Beziehung enden. Die Einarbeitung aus vermeintlichem Zeitmangel zu vernachlässigen, lässt neue KollegInnen mit neuen Aufgaben allein. Das kann zur Folge haben, dass sie sich nicht willkommen fühlen, die Anfangsmotivation schnell verloren geht und sie sich nicht im Unternehmen integrieren können. Hinzukommt, dass MitarbeiterInnen in der Anfangszeit wahrscheinlich Fehler begehen, die mit einer strukturierten Einarbeitungsphase verhindert werden könnten. Nicht nur neue MitarbeiterInnen leiden darunter, wenn sie für Fehler gerügt werden, sondern auch Teams, die diese Fehler wieder ausbügeln müssen. Nicht zu reden von der allgemeinen Stimmung.
Wie drückt sich die Motivation durch Einarbeitung aus?
Eine strukturierte Einarbeitung vermittelt neuen KollegInnen, dass sie im Unternehmen willkommen sind und wertgeschätzt werden. Das wirkt sich positiv auf ihre Motivation und Bindung ans Unternehmen aus. Auf fachlicher Ebene können sie schneller zu vollwertigen und effektiv arbeitenden Teammitgliedern werden und sich besser im Unternehmensalltag orientieren. Ein optimaler Einarbeitungsplan kann langfristig zu gesteigerter Produktivität führen, die Personalfluktuation reduzieren und die Unternehmensleistung verbessern. Tatsächlich kann ein effektives Onboarding-Trainingsangebot laut der Sales Enablement Optimisation Studie 2016 von CSO Insights die Erfolgsquote um bis zu 14 Prozent steigern. Gleichzeitig zeigte sich, dass bei 60,7 % der Befragten die sogenannte „Ramp-up Time“ also die Zeit bis ähnlich erfolgreiche Ergebnisse erzielt wurden, wie von erfahrenen MitarbeiterInnen bei sieben Monaten und länger lagen. Diese Tatsache im Hinterkopf zu haben, hebt hervor wie wichtig es ist MitarbeiterInnen gezielt in die Betriebsabläufe einzuschulen und mit Coaching- und Weiterbildungsangeboten besser an den neuen Job heranzuführen.
Nutzen Sie einen Einarbeitungsplan, um die Motivation durch Einarbeitung zu steigern
Wie kann eine strukturierte Einarbeitung gelingen? In Betrieben wird oft davon ausgegangen, dass die Einarbeitung beim ersten Arbeitstag beginnt. Der Prozess eines erfolgreichen Onboardings startet aber schon viel früher. Im besten Fall sogar bereits bei der Formulierung der Stellenausschreibung. Definieren Sie bereits hier die Anforderungen und beschreiben Sie Ihre Markenwerte, die Unternehmenskultur und Firmenphilosophie. So sprechen Sie BewerberInnen an, die sich mit diesen Werten identifizieren. Im weiteren Verlauf empfiehlt es sich, den Prozess der Einarbeitung in 3 Phasen aufzuteilen:
1. Phase zwischen Zusage und Arbeitsantritt
Ist der richtige Kandidat, die richtige Kandidatin gefunden können bereits in der Zeit zwischen Zusage, Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag die Weichen für eine erfolgreiche Einarbeitung gestellt werden. Mit neuen MitarbeiterInnen in der Zeit vor ihrem Arbeitsantritt in Kontakt zu sein, vermittelt ein Gefühl im Betrieb willkommen zu sein. Erste Informationen zum Unternehmen, ermöglichen den KandidatInnen sich schon vorab mit den Werten und der Geschichte des Betriebes vertraut zu machen und mit einer Ansprechperson offene Fragen zu klären. Weitere Aufmerksamkeiten sind eventuell kleine Geschenke oder Firmenevents zu denen neue MitarbeiterInnen auch vor Arbeitsantritt eingeladen werden könnten.
Gleichzeitig sollten alle Schritte eingeleitet werden, die eine reibungslose Inbetriebnahme des Arbeitsplatzes ermöglichen. Ist die IT informiert? Sind Schlüssel, Key-Card etc. vorhanden? Nur 60% der Befragten der Candidate Journey Studie fanden ihren Arbeitsplatz schon am ersten Tag arbeitsbereit. Das hinterlässt keinen guten ersten Eindruck des Unternehmens.
Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan
Ein Einarbeitungsplan für die ersten Wochen erleichtert die strukturierte Weitergabe von Informationen und setzt auch das bestehende Team über die Neuankunft in Kenntnis. So werden neue KollegInnen weniger als Konkurrenz wahrgenommen, sondern schneller als Teammitglied akzeptiert.
Diese Fragen können Ihnen dabei helfen, den Einarbeitungsplan zu erstellen:
- Was müssen neue MitarbeiterInnen wissen, um schnellstmöglich mit ihrer Arbeit beginnen können?
- Was müssen sie können, um die Arbeit bald selbstständig zu erfüllen?
Erfahrene MitarbeiterInnen in diesen Prozess einzubeziehen stellt sicher, dass alle wichtigen Fragen geklärt werden können und bezieht das Team in den Einarbeitungsprozess mit ein. MitarbeiterInnen zu bestimmen, die eine fachliche Einführung übernehmen können, ermöglicht die Einarbeitung auf mehrere Schultern zu verteilen und den Arbeitsaufwand für alle überschaubar zu halten. Einen strukturierten Plan für die ersten Wochen zu erstellen, gibt MitarbeiterInnen außerdem die Möglichkeit ihre Arbeit so zu organisieren, sodass die Einarbeitung als fixer Termin eingeplant werden kann. Diesen Plan können Sie auch den neuen KollegInnen zukommen lassen. So weiß er oder sie, was in den ersten Wochen auf dem Programm steht. Das baut Unsicherheiten ab.
2. Phase – Der erste Arbeitstag
Ist der erste Arbeitstag endlich gekommen, sollten alle über die Ankunft des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin informiert sein. AbteilungsleiterInnen sollten sich Zeit einplanen, um neue KollegInnen willkommen zu heißen, durch das Unternehmen zu führen und ein erstes Orientierungsgespräch zu führen. Vermitteln Sie währenddessen erste Informationen über die Unternehmenswerte und die Geschichte des Betriebes und tauschen Sie gegenseitige Erwartungen aus. Bereiten Sie zu den anstehenden Aufgaben Unterlagen vor oder verweisen Sie auf die betriebsinterne Info-Plattform oder ein digitales Handbuch, wenn vorhanden. So können neue MitarbeiterInnen die Informationen später noch einmal nachlesen und ihr Wissen vertiefen. Denn gerade die ersten Tage bringen viele neue Eindrücke mit sich. Überfordern Sie neue MitarbeiterInnen deshalb nicht mit zu vielen Informationen auf einmal. In größeren Unternehmen können allgemeine Informationen zum Betrieb in Schulungen auch durch die HR-Abteilung vermittelt werden. In kleineren Betrieben sollte diese Einführung durch den Abteilungsleiter oder die Abteilungsleiterin geschehen.
Eine weitere Möglichkeit bietet das Paten-System. Bestimmen Sie hierfür loyale und erfahrene MitarbeiterInnen mit hoher Sozialkompetenz. Durch den offiziellen Status des Paten oder der Patin fällt es den „Neuen“ oft leichter, Fragen zu stellen, da sie nicht befürchten müssen, jemanden bei der Arbeit zu stören. Außerdem können Paten eine wichtige Brücke für soziale Kontakte innerhalb des Betriebes darstellen. Dabei sollte klar sein, dass Paten nicht die eigentlichen Vorgesetzten sind, sondern immer noch der Abteilungsleiter, die Abteilungsleiterin etc. Die Patenschaft stellt außerdem eine eigene Wertschätzung dar und so steigt auch bei langjährigen MitarbeiterInnen die Motivation durch Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen.
3. Phase Probezeit und Einarbeitung
In den nächsten Wochen und Monaten geht es dann um die langfristige soziale Integration des neuen Mitarbeiters / der neuen Mitarbeiterin. In regelmäßigen Abständen sollten sich Vorgesetzte erkundigen, wie die Einarbeitung läuft, ob es offene Fragen oder Unterstützungsbedarf gibt. Hierzu kann auch eine strukturierte Befragung helfen, die im Abstand von mehreren Monaten erfasst, wie hilfreich die Einarbeitung wahrgenommen wurde und wo es Möglichkeiten für Verbesserungen gibt. Eine strukturierte und gut durchdachte Einarbeitung kann die Motivation neuer MitarbeiterInnen halten und fördern. Fühlen sie sich zudem willkommen, wird Engagement und Eigeninitiative gefördert und die Integration ins Unternehmen erleichtert. Langfristig führt das zu einer geringeren Fluktuation und einer gesteigerten Produktivität im Unternehmen.
10 Tipps zur besseren Motivation durch Einarbeitung
- Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan
- Machen Sie sich klar, welche Informationen neue Mitarbeiter*Innen brauchen, um sich schnell zurechtzufinden
- Bereiten sie den Arbeitsplatz vor Beginn des ersten Arbeitstages vor
- Gestalten Sie den ersten Arbeitstag angenehm
- Führen sie ein Orientierungsgespräch
- Ein Paten-System kann bei der Einarbeitung und Eingewöhnung hilfreich sein
- Beziehen sie das bestehende Team in die Einarbeitung ein
- Führen Sie Feedbackschleifen ein um den Einarbeitungsprozess ständig zu verbessern
- Bieten sie Coachings- und Weiterbildungsangebote an
- Kleine Geschenke oder Einladungen zu Firmenevents unterstützen einen guten erste Eindruck