12. Februar 2020

Treiber im Fokus – Rollenverständnis im Beruf

In der psychischen Gefährdungsbeurteilung nutzt DearEmployee sogenannte Treiber, um Arbeitsbedingungen zu erheben. Der Treiber „Rollenverständnis“ erfasst das Rollenverständnis im Beruf, also wie klar den Mitarbeiter*innen ihre jeweilige Rolle im Unternehmen ist.

Die Arbeitsbedingungen werden zunächst wertneutral erhoben. In der Analyse zeigt sich daraus aber deutlich, wie verständlich den Angestellten ihre Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche sind. Hier entscheidet sich, ob diese konkreten Bedingungen einen positiven oder negativen Einfluss haben. Im besten Fall ist die jeweilige Rolle bewusst und durch das Unternehmen vorgegeben. Sind die eigene Rolle und der Verantwortungsbereich nicht genau bekannt, birgt dies für das Unternehmen Risiken. Es kann zu Doppelarbeit kommen, Arbeitsabläufe verlangsamen sich und können die Effektivität und Motivation mindern.

Was heißt „Rollenverständnis im Beruf“?

Doch was genau versteht man unter einem „Rollenverständnis im Beruf“?  Der Begriff „Rollenverständnis stammt aus der Sozialpsychologie und bezeichnet Erwartungen an das Verhalten, die mit einer bestimmten sozialen Position verknüpft sind. Im Alltag besetzt jeder Mensch verschiedene Rollen und handelt meist instinktiv der Rolle entsprechend. Dass wir häufig zwischen Rollen wechseln, ist uns oft gar nicht so bewusst. Ein Elternteil bereitet morgens noch das Pausenbrot für die Kinder zu und ist kurz darauf als Angestellter im Job oder hat eine Abteilung zu leiten. Am Abend beim Essen mit Freunden erfüllt man wieder eine neue Rolle als Vertrauter oder Unterhalter.

Rollenverständnis im Beruf und Rollenkonflikte

Aber nicht nur im Alltag, sondern auch im Beruf, besteht oft wenig Klarheit über die einzelnen Rollen.  Flexibilisierung der Arbeit und Digitalisierung lassen die Grenzen zwischen privaten und beruflichen Rollen zudem immer mehr verschwimmen. Das birgt ein hohes Konfliktpotenzial und es kann zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen kommen.  Die Konflikte finden dann auf zwei Ebenen statt.

Der Intra-Rollen-Konflikt

Bei einem Intra-Rollen-Konflikt geht es um die verschiedenen Erwartungen, die an einen Positionsinhaber gestellt werden. Mitarbeiter*Innen haben zum Beispiel andere Erwartungen an Abteilungsleiter*Innen als Geschäftsführer*Innen. (vgl. www.perspektive-blau.de/artikel/0308a/0308a.htm)

Der Inter-Rollen-Konflikt

Ein Inter-Rollen-Konflikt hingegen entsteht aus den widersprüchlichen Erwartungen, denen eine Person in ihren verschiedenen Positionen entsprechen muss, zum Beispiel als Elternteil, Freund*In, Teamkolleg*In, Vorgesetzte*r, Vereinsmitglied, freiwilliger Helfer und so weiter.  Denn jeder von uns erfüllt unterschiedliche Rollen und manche sogar gleichzeitig. Dem Inter- sowie Intra-Rollen-Konflikt begegnen wir daher auch im Arbeitsalltag. Diese werden besonders deutlich, wenn sich Positionen verändern. Eine frisch gebackene Teamleiterin verhält sich noch wie eine Teamkollegin und hat Mühe durchzugreifen und Arbeitsergebnisse einzufordern. Schwierig wird es auch, wenn ein Firmengründer sich auf sein Fachwissen fokussiert, während eigentlich strategisches Denken und Führungsfähigkeit gefragt wären. In beiden Fällen sind die neuen Positionen nicht bewusst.

Gleiches geschieht aber auch, wenn sich technische Anforderungen ändern oder das Unternehmen vor einem Veränderungsprozess steht. So kann im Rahmen des Informationsflusses eine fehlende oder klar definierte Rollenverteilung einen großen Unterschied ausmachen. Stehen Veränderungsprozesse an und ein Teil der Belegschaft wird nicht informiert, obwohl sie ebenfalls von den Prozessen betroffen sind, fühlen sie sich außen vor gelassen und nicht wahrgenommen. Unsicherheiten, Ängste und Frust sind die Folge und blockieren bei der Arbeit. Expert*Innen gehen davon aus, dass 40% – 60 % der Leistungsressourcen eines Unternehmens wegen fehlender Wertschätzung der Mitarbeiter*Innen nicht ausgeschöpft werden.

Unternehmen sollten daher Positionen genau definieren und Verantwortungsbereiche festlegen. Ist der Geschäftsleitung ebenso wie den Mitarbeiter*Innen klar welche Aufgaben sie erfüllen sollen und welche Erwartungen an sie gestellt werden, können Missverständnisse umgangen und womöglich auch Kündigungen verhindert werden. In der Candidate Journey Studie wurde erhoben, warum sich Mitarbeiter*Innen nach einem neuen Job umsahen. 42,5 % von ihnen gaben an, sich um einen neuen Job zu bemühen, da die Aufgaben nicht wie erwartet waren. Es stellt sich die Frage, ob die Stellenausschreibung mit einer klaren Vorstellung welche Position besetzt werden soll verfasst wurde, oder ob hier falsche Erwartungen der Bewerber*Innen zugrunde liegen.

Einheitliches Rollenverständnis im Beruf erleichtert Aufgabenverteilung

Stephan Wolhlfahrt und Alexander Bosler von der Robert Bosch GmbH verdeutlichen, dass auch in der Unternehmensorganisation ein klares Rollenverständnis unerlässlich ist. Sind Mitarbeiter*Innen eher in Projekten organisiert müssen Stellenbezeichnungen wie Product Owner, Scrum Master oder Chapter Lead im ganzen Unternehmen von allen verstanden werden. Nur wenn die Funktionsbereiche klar definiert sind, können Arbeitsabläufe reibungslos und auch projektübergreifend funktionieren. Für Human Resources ist die genaue Rollendefinition zudem wichtig, um Mitarbeiter*Innen nach einem Projektende schneller auf eine neue Position zu setzen. Dies geht nur, wenn ihre Kompetenzen ersichtlich sind.

Um die Qualität in Unternehmen mit klassischen Strukturen zu sichern, empfiehlt die Auditorin Dipl.-Kffr. (FH) Annette Wilker die Erstellung eines Organigramms. Hier werden die Tätigkeitsprofile wie auch Aufgaben der Mitarbeiter beschrieben. Eine Verantwortungsmatrix kann zusätzlich die Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten des gesamten Teams klären. Außerdem können Stellvertretungen festgelegt werden, damit bei einem ungeplanten Ausfall eines Mitarbeiters Aufgaben trotzdem erledigt werden. Situationen, in denen sich keiner verantwortlich fühlt oder die Arbeit möglicherweise doppelt erledigt wird, können auf diese Weise vermieden werden.

Führungskräfte sollten sich ihrer Rolle bewusst sein

Gerade Führungskräfte müssen viele Rollen erfüllen und sollten sich ihnen und den Erwartungen bewusst sein, um in jeder Situation klar zu kommunizieren, egal ob sie einen Angestellten beraten, klare Arbeitsanweisungen geben oder dem Geschäftsführer berichten. Coachings können unterstützen, einen Selbstreflexionsprozess anzustoßen, die einzelnen Rollen zu erkennen, voneinander abzugrenzen und eine klare Kommunikation zu finden. Führungskräfte spielen mit ihrem Rollenverständnis in Unternehmen eine entscheidende Rolle. Je klarer sie kommunizieren, desto effektiver kann das Team arbeiten. Gerade in Zeiten der Digitalisierung und einem veränderten Verständnis von Führung in Teams und Unternehmen, müssen sich Führungskräfte die Frage stellen, wie sie und mit welchem Stil ihr Team zum gewünschten Erfolg bringen. Die Potenziale der Mitarbeiter zu erkennen und sie zu einem funktionierendem Team zusammenzuführen, das gemeinsam am Unternehmenserfolg mitarbeitet, sollte hier das Ziel sein.

Was hat das Rollenverständnis im Beruf mit Wertschätzung zu tun?

Allerdings sollten Rollenbeschreibungen nicht dazu dienen, sich und seine Mitarbeiter*Innen total für das Unternehmen zu funktionalisieren. Gerhard Zapke-Schauer (Autor und Präsident des Verwaltungsrats der EuRatio Akademie Zürich) formuliert es so: „Motivation ist kein Versuch zur Effizienzsteigerung, es ist die Begründung (Motiv), weshalb wir im Team am Arbeitsplatz zusammenkommen. Es geht darum, die Kompetenzen des einzelnen Mitarbeiters zur Wirkung kommen zu lassen, und zwar so, dass er sich selbst als Ursache des Unternehmenserfolges verstehen und erkennen kann. In privaten Partnerschaften kommt man schließlich auch nicht zusammen, um in dem anderen eine nützliche Funktion zu sehen, sondern um „im Team“ besser zu leben als alleine. Diese Aussage muss für alle ‚Teammitglieder‘ gelten und nicht nur für einen“. (www.perspektive-blau.de/artikel/0308a/0308a.htm) Rollenverständnis hat also auch viel mit Wertschätzung zu tun.

Das Team sollte mitreden können

Egal ob in einem Unternehmen klassische Strukturen oder eher agile projektbasierte Arbeitsweisen herrschen ein einheitliches Rollenverständnis bringt Klarheit in Arbeitsprozesse. Mitarbeiter*Innen in die Diskussion rund um ihre Positionsbeschreibung einzubeziehen schafft Akzeptanz und Transparenz. Zudem können die Ideen und Erfahrungen der Mitarbeiter*Innen gleich einbezogen werden.

Mit einer klaren Rollenverteilung lassen sich Arbeitsprozesse effektiver gestaltet. Jeder weiß, was in seinem Bereich zu tun ist, wann er bestimmte Inhalt und an wen liefern muss, wem er oder sie Rechenschaft schuldig ist und wie weit die eigene Entscheidungskompetenz reicht. Sind die Arbeitsprozesse gut strukturiert und ist klar, wer für welche Aufgabe zuständig ist, kann Doppelarbeit vermieden werden, bei der sich mehrere Personen für einen bestimmten Bereich zuständig fühlen.

Nur mit einem klaren Rollenverständnis im Beruf können Arbeitsaufgaben entsprechend erfüllt werden und Arbeitsabläufe effektiv gestaltet werden.

Zehn Tipps zum besseren Rollenverständnis im Beruf

  1. Rollen bewusst machen
  2. Inter- und Intra-Rollen Konflikte bewusst machen
  3. Einheitliches Rollenverständnis entwickeln
  4. Mit Offenheit diskutieren
  5. Teams bei der Definition einbeziehen
  6. Organigramm erstellen
  7. Verantwortungsbereiche und Arbeitsaufgaben klar vergeben
  8. Hierarchien klären
  9. Vertretungen bei unerwarteten Ausfällen regeln
  10. Mit Coaching/Rollentraining Selbstreflexion des Rollenverständnisses unterstützen

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