Die Idee eines Employee Assistance Program (EAP) – zu deutsch auch “externe Mitarbeitendenberatung” genannt – klingt erstmal ganz einfach: Beschäftigten wird eine anonyme Hilfehotline zur Selbsthilfe bereitgestellt. Die/der Ratsuchende ruft an, schildert ihre/seine persönliche Herausforderung und bekommt eine:n fachlich passende:n Berater:in vermittelt. Diese:r berät die/den Hilfesuchende:n dann zur individuellen gesundheitlichen, privaten oder beruflichen Herausforderung.
So weit, so gut. Doch wie schaffe ich es, dass diejenigen von einem EAP Gebrauch machen, die am dringendsten Unterstützung benötigen? Diejenigen die womöglich kurz vor einem Burnout stehen ohne es zu merken? Oder Beschäftigte, die sogar bereits unter einer akuten psychischen Erkrankungen leiden und bisher keine therapeutische Versorgung in Anspruch nehmen? Denn schließlich gilt auch für ein EAP die alte Binsenweisheit des betrieblichen Gesundheitsmanagements: Wenn man Angebote unstrukturiert ausrollt, dann macht man betriebliche Gesundheitsförderung nur für Gesunde. Will heißen: Solcherlei Angebote werden primär von Mitarbeitenden wahrgenommen, die gegenüber präventiven Unterstützungsangeboten offen sind sowie Betroffenen, die zumindest bereits ein Problembewusstsein entwickelt haben. Lange Vorrede, kurzer Sinn: Im Folgenden möchten wir Ihnen näher bringen, wie Sie Betroffene frühzeitig erreichen.
Betroffene individuell und anonym ansprechen
Anonym ansprechen? Ja, das geht. Dazu gleich mehr. Doch zunächst wollen wir uns klar machen, welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit eine Person überhaupt aktiv Hilfe aufsucht. Da wäre das Problembewusstsein. Bei psychischen Störungen etwa, kann sich dieses aus einem oder beiden der folgenden beiden Aspekte ergeben: Erstens, ein deutlicher persönlicher Leidensdruck. Zweitens, Probleme in einem oder mehreren Lebensbereichen. In einem Beispiel gesprochen: Beschäftigte, die unter einer Angststörung mit Panikattacken leiden, erleben einen enormen persönlichen Leidensdruck. Gleichzeitig können sich aufgrund der Sorge vor weiteren Panikattacken mannigfaltige Einschränkungen aufgrund von Vermeidungsverhalten ergeben: Das Vermeiden von Fahrten mit der U-Bahn, das Vermeiden von Menschenansammlungen oder – um im Arbeitskontext zu bleiben – das Vermeiden von Teilnahmen an Meetings oder die Angst vor Kundenterminen etc.
Doch selbst wenn Betroffene sich ihrem Problem bewusst sind, fehlt es noch an einer weiteren Voraussetzungen, um aktiv Hilfe zu suchen: Betroffene müssen wissen und auch daran glauben, dass ihre Situation nicht ausweglos ist und dass sie persönlich in der Lage sind, etwas gegen ihr Problem zu unternehmen. In der Gesundheitspsychologie spricht man hier gerne von der Intention. Dies markiert sozusagen den Kipppunkt zwischen der Phase des Abwägens und der Phase des Planens. Doch hier lauert bereits die nächste Hürde: Die so genannte Intentions-Verhaltens-Lücke – Neujahresvorsätze lassen grüßen.
Nun kommen wir zurück zum anonymen Ansprechen: Der Anspruch einer externen Mitarbeitendenberatung muss es sein, Betroffene so zu erreichen, dass diese bereits bei der Bewusstwerdung ihres potentiell lösbaren Problems unterstützt werden. Es gilt hier also, Betroffene in ihrer Intentionsbildung zu begleiten. Dabei muss die tatsächliche und wahrgenommene Anonymität und Diskretion der/des Betroffenen durchgängig gewährleistet sein. Bei DearEmployee gelingt uns dies primär über zwei Zugangswege.
Spielen Sie die Beratungsangebote über Beschäftigten-Feedbacks aus
Der validierte DearEmployee Survey dient der Identifikation von Risiken und Potentialen am Arbeitsplatz für die Gesundheit, Motivation und Bindung. Zudem werden aktuelle gesundheitliche Beschwerden der Beschäftigten erfasst. Je nach Antwortverhalten werden hier außerdem die passenden Angebote des EAP an die jeweils teilnehmende Person ausgespielt. Ein Beispiel: Gibt eine:r Ihrer Beschäftigten an, Schwierigkeiten in der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu erleben, wird diese:r direkt auf den Familienservice des DearEmployee Assistance Program hingewiesen. Hier können sich Ratsuchende von ausgebildeten pädagogischen, sozialpädagogischen sowie Pflegefachkräften umfassend zu Themen wie Kinderbetreuung und Pflege Angehöriger beraten lassen. Dies geht sogar so weit, dass unsere Fachberater:innen die ratsuchende Person so lange betreuen, bis diese einen geeigneten Kinderbetreuungsplatz oder Pflegeplatz für ihr Elternteil gefunden hat.
Genauso weisen wir die Feedback gebenden Beschäftigten darauf hin, wenn diese eine hohe psychische Beanspruchung angeben oder bestimmte psychische oder psychosomatische Beschwerden angeben. So wird jede:r Beschäftigte:r diskret auf die passende Beratung hingewiesen. Der Medienbruch von digitaler Umfrage zu Telefonnummer sichert die ratsuchende Person in der wahrgenommenen Anonymität ab. Selbstverständlich ist auch die tatsächliche Anonymität gewährleistet, da die Angaben der Beschäftigten immer nur aggregiert auf Tätigkeits- oder Teamebene ausgewertet werden. Und auch bei der Fallaufnahme selbst wird der/die Beschäftigte niemals zur Angabe persönlicher Informationen gezwungen. Und diese personenbezogenen Daten werden selbstverständlich weder an DearEmployee noch an den Arbeitgeber zurückgespielt.
Ein weiterer wichtiger Nebeneffekt: Durch die Beantwortung der Fragen zu den Arbeitsbedingungen und der Gesundheit reflektieren Beschäftigte intensiv über ihre aktuelle persönliche Situation und ihr Wohlbefinden. Dies kann zur Entwicklung eines Problembewusstseins beitragen. Außerdem ist es ratsam, potentiell psychisch gefährdeten Beschäftigten eine direkte Beratungshotline zur Verfügung zu stellen, falls in der betroffenen Person ein akuter Bedarf für eine psychosoziale Beratung entsteht.
Informieren Sie über kontinuierliche Mailings und Kampagnen
Neben den Umfragen sollten Ihre Beschäftigten außerdem regelmäßige Mailings zu den Beratungsmöglichkeiten erhalten. Über das DearEmployee Assistance Program informieren wir zum Beispiel monatlich und präsentieren dort unterschiedliche Fokusthemen. Es werden die einzelnen Beratungsinhalte sowie beispielhafte Anwendungsfälle vorgestellt. Dieses kontinuierliche Bespielen und Erinnern unterstützt bei der oben beschriebenen Intentionsbildung und beim Meistern der Intentions-Verhaltens-Lücke. Häufig tragen Betroffene ihre privaten oder beruflichen Sorgen nämlich sehr lange und unbewusst mit sich herum. Die laufende Aufklärung über die unterschiedlichen Themen können dazu beitragen, dass sich Betroffene mit ihrem Problem aktiv auseinandersetzen und den Mut fassen, Hilfe in Anspruch zu nehmen.
Zusätzlich sollten sämtliche internen Kommunikationskanäle genutzt werden, um das EAP an die Beschäftigten zu kommunizieren. Hier bieten sich interne Messenger-Dienste sowie das Intranet oder bereits vorhandene Portale für Beschäftigte an. Und auch eine Printkampagne empfiehlt sich, falls Ihre Beschäftigten nicht gerade alle im Home Office arbeiten. Hier bietet DearEmployee beispielsweise kreative und zielgerichtete Aushänge und Postkarten an, die nicht nur die Mitarbeitendenberatung bewerben sondern auch bei der Entstigmatisierung der Inanspruchnahme einer psychosozialen Unterstützung beitragen. Ganz nach dem Motto: “It’s O.K. not to be O.K”.
Suchen Sie die richtigen internen Multiplikatoren
Zu guter Letzt: Sie werden ein EAP nur dann erfolgreich in Ihrer Organisation implementieren, wenn Sie alle Stakeholder maximal mit einbinden. Sie brauchen hier die richtigen Multiplikatoren.
- Die Geschäftsführung sollte den Service offiziell vorstellen, ggfls. über ein Videobotschaft. Hiermit gibt die Unternehmensleitung ein starkes Signal und zeigt, dass sie hinter dem Angebot steht. Dies sorgt nicht nur für eine hohe Reichweite sondern verringert auch die Hemmschwelle, den Service zu nutzen.
- Der Betriebsrat sollte umfassend informiert und eingebunden werden, da dieser häufig die erste Anlaufstelle ratsuchender Beschäftigter ist. Betriebsratsmitglieder:innen können dann auf die externe Mitarbeitendenberatung hinweisen, wenn ein Problem, mit dem die/der Beschäftigte auf ihn/sie zukommt, seinen/ihren Kompetenzbereich überschreitet.
- Dasselbe gilt für den betriebsärztlichen Dienst: Auch Arbeitsmediziner:innen können nicht umfassend zu Themen wie psychischer Belastung, privaten oder beruflichen Sorgen beraten und werden durch die Verweismöglichkeit auf das EAP entlastet. Außerdem ist die ratsuchende Person dort dann fachlich besser aufgehoben.
- Die Führungskräfte: Die unmittelbare Führungskraft einer/eines Beschäftigten hat die größte Einflussmöglichkeit und ist in der Regel am nächsten dran an den Problemen und Herausforderungen der Mitarbeitenden. Hier ist viel Fingerspitzengefühl gefragt aber es ist sicherlich hilfreich, wenn Führungskräfte über die Beratungsinhalte des EAP gut informiert sind. Entweder für den Fall, dass ein Teammitglied proaktiv mit einem persönlichen Problem an die Führungskraft herantritt. Oder aber, um im Team aktiv für den Service zu werben, ohne dabei Einzelnen die Nutzung der Beratung nahezulegen.
Sie sehen: Es genügt nicht, ein EAP bereitzustellen und darauf zu warten, dass Beschäftigte es nutzen. Damit Sie befriedigende Nutzungsraten erreichen und auch wirklich diejenigen in die Nutzung bekommen die am stärksten von der Beratung profitieren, benötigt es unterschiedliche, möglichst individualisierte Zugangswege des EAP an die Beschäftigten.
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