9. Juni 2020

Führen auf Distanz - Was Führungskräfte jetzt beachten müssen

Gerade in Krisenzeiten hat Führung einen großen Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Denn das Ziel von Führung ist, das Verhalten von Beschäftigten im Sinne der Organisationsziele zu steuern und diese Steuerung wird in der heutigen digitalen Arbeitswelt zu einer neuen Herausforderung. Immer mehr Beschäftigte arbeiten aufgrund der Corona-Pandemie im Homeoffice und es sieht so aus, als ob dieser Trend zur Heimarbeit bleiben wird. Während die Studie der Personalberatung Rochus Mummert noch 2013 feststellte, dass über 70 Prozent der virtuellen Teams scheitern, zeigt eine aktuelle Studie der australischen Curtin Universität, dass virtuelle Teams sogar effizienter arbeiten, wenn zentrale Voraussetzung wie positives Feedback, soziale Unterstützung und Autonomie erfüllt sind.

Unternehmen, die sich in der erfolgreichen Zusammenarbeit von räumlich entfernten Teammitgliedern weiterentwickelt haben, sind nun im Vorteil. Denn virtuelle Teams sind inzwischen nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit, die nicht mal eben schnell umgesetzt werden kann. Die Beschäftigten richtig einzuschätzen, gemeinsame Zielvorstellungen zu entwickeln und Commitment zu erzeugen dauert auf Distanz länger als face to face. Hier ist Geduld und Durchhaltevermögen seitens der Führungskraft gefragt. Welche Kompetenzen müssen Führungskräfte außerdem mitbringen, um die Hindernisse für gute virtuelle Zusammenarbeit zu überwinden? Wie lässt sich insbesondere soziale Unterstützung und Autonomie im Homeoffice umsetzen?

 

Technische Infrastruktur ermöglichen

Eine hohe Medienkompeten seitens der Führungskraft ist unter diesen Bedingungen mehr denn je gefragt. Teams kommunizieren im Homeoffice überwiegend über digitale Medien. Aus diesem Grund sollten die technischen Rahmenbedingungen für eine reibungslose Zusammenarbeit geschaffen werden und die Führungskraft das nötige digitale Know-How besitzen. Jedes Mitglied im Team sollte über eine schnelle Internetverbindung verfügen und auf gute Arbeitsmittel wie Headset, Smartphone und Laptop zurückgreifen können. Empathie und Emotionen schaffen Nähe im Team, aber auch zwischen Führungskraft und Teammitglied. Die Möglichkeit zur Kommunikation per Video ist also ein Muss.

 

Klare Rahmenbedingungen setzen

Führungskräfte sollten Büro-Rituale wiedererkennbar ins Digitale übertragen. Das tägliche Stand-Up sollte genauso beibehalten werden, wie der wöchentliche Workshop. Gerade wenn das Team nicht zusammen in einem Raum sitzt, ist es wichtig, dass Gespräche klar strukturiert sind. Dafür sollte die Führungskraft gemeinsam mit dem Team eine Leitlinie erstellen: Wie melden wir uns? Wie wollen wir Ergebnisse festhalten, wie diskutieren und abstimmen? Außerdem sollte festgelegt werden, welcher Kommunikationskanal sich für Diskussionen eignet, um beispielsweise endlose Mailschlangen zu vermeiden. Sind diese Rahmenbedingungen geklärt, beschleunigt das die Arbeitsprozesse und die gemeinsame Erarbeitung fördert das Autonomiegefühl der Beschäftigten.

 

Vertrauenskultur schaffen

Personen, die sonst ein hohes Kontrollbedürfnis haben, müssen bei der Führung auf Distanz umdenken. Es gibt weniger Möglichkeiten zur Kontrolle und die Leistungen einzelner Teammitglieder sind schwieriger zu beurteilen. Es gibt zwar die Option zum Monitoring durch diverse Spywares, doch gerade auf Distanz sollte gegenseitiges Vertrauen gezeigt, auf strikte Kontrollen verzichtet und stattdessen ergebnisorientiert geführt werden. Das heißt Vertrauen dadurch zu schaffen, dass Beschäftigte mit einbezogen werden. Führungskräfte können beispielsweise fragen, wie sich die Beschäftigten die Arbeit im Homeoffice vorstellen oder was für das Team für eine reibungslose Zusammenarbeit notwendig ist. Persönliche Kontakte zu einzelnen Teammitgliedern sind im Homeoffice seltener und spontane Besprechungen kaum möglich. Das regelmäßige Einholen von Feedback ermöglicht es der Führungskraft über die Bedürfnisse und das Wohlbefinden des Teams informiert zu bleiben und die eigene Führung zu reflektieren. Denn partizipative Führung mit einem hohen Maß an Selbstführung ist gerader bei virtuellen Teams gefragt.

 

Zusammenhalt im Team fördern

Eine der schwersten Herausforderungen im Homeoffice ist es, den kollegialen Zusammenhalt aufrecht zu erhalten. Die einzelnen Mitglieder in virtuellen Teams arbeiten meist isoliert. Ein wichtiger Teil der menschlichen Kommunikation wie zum Beispiel das Gespräch an der Kaffeemaschine fällt weg. Um die Stimmung im Team zu verbessern, sollte die Führungskraft deshalb Ihre Teammitglieder dazu animieren, gelegentlich über die eigentlichen Aufgaben hinaus zu kommunizieren zum Beispiel durch die Organisation von virtuellen Coffee Breaks. Denn innovative Ideen entstehen häufig im informellen Austausch und auch mögliche aufkommende Konflikte können sich in einem ungezwungenen Setting wieder legen.

 

Sensitiv für Beschäftigte sein

Da nonverbalen Nuancen bei der digitalen Kommunikation fehlen, ist diese anfälliger für Fehlinterpretationen und Missverständnisse. Deshalb sollte die Führungskraft als ein gutes Beispiel voran gehen und den eigenen Kommunikationsstil prüfen und stets reflektieren. Sensible Kommunizieren heißt beispielsweise E-Mails vor dem Senden noch einmal auf mögliche Reizwörter oder zweideutige Begriffe zu überprüfen. Auch die Beziehungsqualität gilt es im Blick zu behalten und bereits auf schwache Signale wie etwa die Verhaltensänderung eines Teammitglieds oder eine plötzlich nachlassende Kommunikationsintensität zu reagieren.

 

Das Führungsverständnis ist relevant – nicht nur im Homeoffice

Insgesamt lässt sich zusammenfassen, dass für ein erfolgreiches Führen eines virtuellen Teams die Medienkompetenz, die Sensitivität und das Führungsverständnis der Führungskräfte relevant sind. Doch auch seitens des Teams ist Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein gefragt.

Auch in der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung (PGB) durch DearEmployee wird dem Faktor Führung besondere Aufmerksamkeit geschenkt. Beschäftigte können hier sowohl die strategischen, fachlichen und sozialen Kompetenzen sowie das Feedbackverhalten ihrer Führungskraft einschätzen. Diese Einschätzung wird wiederum in der Analyse in Zusammenhang mit der psychischen Gesundheit, der Bindung und der Motivation der Beschäftigten gebracht. Fehlendes Feedback, mangelnde Anerkennung für erbrachte Leistungen oder keine Unterstützung im Bedarfsfall sind nur einige Facetten von gesundheitsschädlicher Führung. DearEmployee erkennt anhand der Befragungsergebnisse wo Verbesserungsbedarf besteht und schlägt direkt passende Maßnahmen vor z.B. der Workshop „Führen von Teams in schwierigen Zeiten“ von unserem Partner CUMNOBIS.

Autorin: Charlott Hoebel

 

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