Ein Mitarbeiterhandbuch kann die Phase der Einarbeitung effektiv unterstützen und neuen Kolleg*innen helfen, sich leichter und schneller am neuen Arbeitsplatz zurechtzufinden. Jeder der schon mal einen neuen Job angetreten hat, weiß wie viele Fragen sich stellen. Neue Kolleg*innen, Arbeitsprozesse und Betriebssysteme müssen kennengelernt werden. Gleichzeitig hat man ein schlechtes Gewissen mit den Fragen ständig zu den Kolleg*innen zu gehen. Die haben schließlich schon genug mit ihrer Arbeit zu tun. Ein Mitarbeiterhandbuch bietet die Möglichkeit, viele Fragen kompakt und übersichtlich zu beantworten und kann Einarbeitungspläne und Willkommensveranstaltung effektiv ergänzen.
Was ist ein Mitarbeiterhandbuch und warum ist es sinnvoll für die Einarbeitung?
Ein Mitarbeiterhandbuch klingt für manche vielleicht erst mal nach Bürokratie oder einer Art ödem Unternehmensgesetzbuch. Doch grundsätzlich ist es ein Dokument, das ihren Angestellten mitteilt, was zu erwarten ist, wenn sie für ihren Betrieb arbeiten. Es schafft Richtlinien und dokumentiert alles, was Mitarbeiter*innen für ihre Arbeit wissen müssen. Das bringt Sicherheit auf beiden Seiten. In aller Ruhe können sich neue Angestellte die wichtigsten Informationen über den Betrieb anlesen. Wer sind die Verantwortlichen? Welche Abteilungen gibt es? Gibt es zum Beispiel eine Kleiderordnung oder besondere Verhaltensvorschriften? Wie sieht die Sozialordnung oder die Gesundheitsvorsorge im Betrieb aus? Wo können Mitarbeiter*innen parken?
Wohin kann ich mich bei Problemen wenden? Mit einem besseren Überblick lässt es sich einfacher in den neuen Job starten und erleichtert die Einarbeitung enorm. Mitarbeiter*innen fühlen sich gleich besser aufgehoben, wenn sie sich willkommen fühlen und wissen, was von ihnen erwartet wird. Daher sollte das Mitarbeiterhandbuch die Einarbeitung unterstützen aber eine persönliche Einführung nicht ersetzen.
Ein Mitarbeiterhandbuch schafft Klarheit (nicht nur bei der Einarbeitung)
Nicht nur für große Konzerne kann ein Mitarbeiterhandbuch sinnvoll sein, sondern auch für kleinere Betriebe. Denn in jedem Fall schafft es Transparenz im Unternehmen und macht in weiterer Folge Entscheidungen besser verständlich. Bereichsübergreifende Themen, die alle Mitarbeiter*innen betreffen können in einem Mitarbeiterhandbuch zusammengefasst und gebündelt vermittelt werden. Das sorgt für einheitliche Standards und Abläufe in Ihrem Unternehmen. Betriebsinterne Richtlinien, Strukturen und Werten aufzuschreiben, schafft auch intern ein eindeutiges Verständnis des eigenen Unternehmens. Denn um alle Informationen klar und verständlich an Ihre Mitarbeiter*innen weitergeben zu können, müssen sie sich zunächst selbst bewusst machen, was Ihre Werte sind, welche Richtlinien im Unternehmen gelten oder wie beispielsweise der Umgang unter den Kolleg*innen und mit Kund*innen sein sollte.
Mit einem eigenen Handbuch können Sie Richtlinien endlich gebündelt an alle Mitarbeiter*innen kommunizieren. Oft sind Informationen zu Urlaubsanspruch, Vorgehen im Krankheitsfall, Verantwortlichkeiten etc. als Sammelsurium im Intranet oder einzelnen Infomails verstreut. Hier die richtige Information zu finden kostet unnötig Arbeitszeit. Zudem können sie sich auf diese Weise rechtlich absichern, da alle Angestellten und Vorgesetzten die Möglichkeit haben, sich über die geltenden Richtlinien zu informieren und entsprechend zu handeln. In einem Konfliktfall können Sie sich auf das Mitarbeiterhandbuch beziehen.
Auch langjährige Mitarbeiter*innen profitieren von einem Mitarbeiterhandbuch
Nicht nur Neuzugänge profitieren also bei der Einarbeitung von der klaren Kommunikation. Auch langjährige Mitarbeiter*innen können im Bedarfsfall schnell nachlesen, welche Regeln in Ihrem Unternehmen gelten. Gleichzeitig bietet ein Handbuch Platz, Mitarbeiter*innen die Werte und Philosophie des Unternehmens zu vermitteln und ihnen zu zeigen, woran alle gemeinsam arbeiten. Was ist das Ziel des Unternehmens und wie ist es zu dem geworden, was es heute ist? Wie war das noch vor fünfzig Jahren als sich der Betrieb von einer kleinen Werkstatt zu einem Unternehmen entwickelte? Was hat damals motiviert und was ist es heute?
Je nachdem wie sie das Handbuch schreiben, können sie also nicht nur neue, sondern auch langjährige Mitarbeiter*innen motivieren und eine größere Identifikation mit dem Unternehmen schaffen. Nur wer die Werte genauso wie die Strukturen und Fakten eines Unternehmens kennt, kann sich auch zugehörig fühlen und das Unternehmen glaubhaft nach außen vertreten.
Diese Themen gehören in ein Mitarbeiterhandbuch
Ein Mitarbeiterhandbuch sollte alle wichtigen Informationen beinhalten, die zur Einarbeitung und Ausführung der täglichen Arbeit notwendig sind. Detailfragen sollten eher in den jeweiligen Teams und Bereichen besprochen werden. In Ihrem Handbuch geben Sie einen Überblick über Standorte und Personen in Ihrem Unternehmen und erklären, wie das Unternehmen aufgebaut ist und welche Werte im Unternehmen gelebt werden. Dazu können Sie sich folgende Fragen stellen:
- Welche unterschiedlichen Bereiche/Abteilungen gibt es im Betrieb?
- Wer sind die Verantwortlichen?
- Welche Produkte/Dienstleistungen werden angeboten?
- Was sind Alleinstellungsmerkmale Ihres Betriebes?
- Welche Arbeits- und Sozialordnungen gibt es?
- Gibt es Kleidungs- und Verhaltensvorschriften?
- Wie sind die allgemeinen Regelungen, wie Arbeits- und Pausenzeiten, Urlaub, Internetnutzung, Umgang mit sozialen Medien und Verhalten bei Urlaub und Krankheit?
- Welche internen Kommunikationskanäle gibt es und welche zentralen IT-Systeme?
- Welche zentralen Veranstaltungen und Weiterbildungsangebote existieren?
Halten Sie das Mitarbeiterhandbuch aktuell!
Die Inhalte Ihres Mitarbeiterhandbuchs müssen nicht alle auf einmal erstellt werden, sondern können schrittweise entwickelt und im Laufe der Zeit und nach Bedarf ergänzt werden. Wichtig ist jedoch, die Inhalte aktuell zu halten und Änderungen kenntlich zu machen. Zwar gibt es kein offizielles Format eines Handbuchs, aber bedenken Sie, dass die Gestaltung und der Ton, bereits etwas über die Werte Ihres Unternehmens vermitteln. Ein Mitarbeiterhandbuch kann demnach verspielt oder formell, modern oder traditionell, grafisch oder textlastig sein. Macht das Lesen des Handbuches Spaß, kann es Mitarbeiter*innen motivieren. Keiner hat etwas gewonnen, wenn sich die Texte wie Auszüge aus einem Gesetzbuch lesen.
10 Tipps zur Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs
- Überlegen Sie sich, wie das Mitarbeiterhandbuch aufgebaut werden soll und erstellen sie eine Übersicht.
- Erstellen Sie eine einheitliche Vorlage für alle Seiten. Machen Sie Änderungen sichtbar und halten sie das Veröffentlichungsdatum fest, das erleichtert Änderungen nachzuvollziehen und das Handbuch aktuell zu halten.
- Erzählen Sie etwas über den Betrieb (Geschichte/Unternehmensphilosophie/ Zielgruppe/ Anekdoten).
- Machen Sie klar, dass ein Mitarbeiterhandbuch kein Vertrag ist und nicht die Regelungen des Arbeitsvertrages ersetzt.
- Lassen Sie sich den Empfang des Handbuchs schriftlich bestätigen, so kann sich später keiner herausreden.
- Formulieren Sie Ihre Standards so klar wie möglich, berücksichtigen Sie aber auch, dass man nicht jeden besonderen Fall einbeziehen kann.
- Das Handbuch zu lesen sollte Spaß machen und nicht wie ein Gesetzbuch daherkommen.
- Bleiben Sie offen für Verbesserungsvorschläge Ihrer Mitarbeiter*Innen.
- Lassen Sie einen Fachanwalt oder Fachanwältin für Arbeitsrecht vor der Veröffentlichung über das Handbuch schauen, auf diese Weise vermeiden Sie sich arbeitsrechtliche Probleme. Das gilt auch für jede Überarbeitung.
- Bringen Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch immer wieder auf den neuesten Stand, so bleibt es genauso lebendig wie Ihr Betrieb.
Ein gutes Mitarbeiterhandbuch kann bei der Einarbeitung viel Zeit ersparen und eine echte Unterstützung darstellen. Ohne viel Aufwand können die wichtigsten Informationen nachgelesen werden. Mitarbeiter*innen, die Ihren Betrieb und die Firmenphilosophie kennen und teilen, können das Unternehmen glaubhaft und positiv nach außen vertreten. So ist ein Mitarbeiterhandbuch zugleich Einarbeitungshilfe und Leitfaden des Unternehmens.