DearEmployee
März 18, 2021
DearEmployee News

Wie der DearEmployee Marktplatz für Gesundheitsmaßnahmen Unternehmen hilft

Q: Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus. Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Q: Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch. Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Q: Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG. Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

Im letzten DearEmployee Blogartikel haben wir ausführlich erklärt, warum ein Marktplatz für qualitätsgeprüfte Gesundheitslösungen in Deutschland schon lange benötigt wird. Egal ob psychologische Angebote oder Führungskräftetrainings – Personaler:innen müssen sich bei Ihrer Maßnahmensuche durch eine intransparente Menge an Angeboten durchwühlen. Aufgrund der Abwesenheit einer datenbasierten Fundierung für die Auswahl der Maßnahmen und eines allgemeingültigen Qualitätssiegels, ähnelt dieser Prozess sehr einem Ratespiel. Es handelt sich allerdings dabei um einen gesetzlich verankerten Schritt der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung, der im Arbeitsschutzgesetz thematisiert wird. Besonders in Pandemie-Zeiten, die von Home Office, Unsicherheit und einem Mangel an hautnaher Einsicht in die Stimmung der Belegschaft geprägt sind, ist dies inakzeptabel. Jetzt ist es wichtiger denn je keine Zeit zu verschwenden und das bestmögliche Unterstützungsangebot für die Gesundheit und Motivation der Mitarbeitenden auszuwählen. Der DearEmployee Marktplatz ist genau dafür der beste Sparring-Partner.

Der Marktplatz schlägt Ihnen Angebote vor, die genau auf Ihre Beschäftigten abgestimmt sind

Führungskräfte und Personalverantwortliche können auf dem neu geschaffenen Marktplatz Gesundheitsmaßnahmen etablierter und qualitätsgeprüfter Anbieter finden, buchen, steuern und sogar evaluieren. Dabei profitieren DearEmployee-Kund:innen von der zusätzlichen Option, automatisch passgenaue Gesundheitsmaßnahmen unterschiedlicher Anbieter vorgeschlagen zu bekommen. Dies geschieht dank des Einsatzes der intelligenten DearEmployee Software. Über die Plattform können nämlich Unternehmen mit Hilfe von Umfragen fortlaufend und wissenschaftlich Belastungen am Arbeitsplatz messen und somit maßgeschneiderte Gesundheitslösungen finden. Das bedeutet, dass sie sich automatisch passgenaue Angebote für unterschiedliche Teams oder Tätigkeiten anzeigen lassen können, anstelle auf die herkömmliche Suche mit Schlagwörtern zuzugreifen. Dadurch lassen sich einfach und effektiv Gesundheitskosten reduzieren sowie die Mitarbeiterperformance und Arbeitgeberattraktivität steigern.

Der Rundum-Ort für eine ressourcensparende, aber effektive Förderung der Gesundheit

Der DearEmployee Marktplatz erhöht die Effizienz der betrieblichen Gesundheitsförderung also auf dreifache Art und Weise. Erstens werden Geschäftsführer:innen, Führunskräfte und Personaler:innen von zahlreichen zeitraubenden und ineffizienten Verwaltungs- und Organisationsprozessen entlastet. Der Marktplatz bündelt nämlich diesbezüglich alle Kernfunktionen an einem Ort. Zweitens profitieren DearEmployee-Kund:innen von passgenauen Maßnahmenvorschlägen für individuelle Teams, die auf Basis der aufschlussreichen Befragungsergebnisse und weiterer Unternehmensmerkmale vorgeschlagen werden. Sie sparen dadurch wertvolle Zeit, die mit der langwierigen Suche nach Lösungen verloren geht. Zuletzt bietet die Plattform einen fundierten Einblick in die Wirksamkeit der gebuchten Gesundheitsmaßnahmen. Somit schafft sie die Möglichkeit, unwirksame Lösungen frühzeitig durch alternative Gesundheitsangebote zu ersetzen. Dadurch wird sowohl mit finanziellen als auch mit zeitlichen Ressourcen des Unternehmens ökonomisch gehandhabt und somit die Gesundheit und Zufriedenheit der Beschäftigten zielorientiert gestärkt.

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Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern

Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026

Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

Maßnahmen ableiten und umsetzen